Gmailを一括で既読にしたい!たまったGmailを既読にする方法を解説!

目次

導入

日本ビジネスメール協会の調査によると、日本のビジネスマンは仕事で1日平均で12.62通のメールを送信し39.28通受信しているのだとか。

もし1通あたり、それぞれ読む時間を1分、書く時間を6分とすれば、約115分もメール処理に時間を割いていることになります。

よく考えてみると、8時間勤務ならその25%にも及ぶ時間がメール処理に費やされているということ。

となれば、メールの処理をスピーディーに行うことが、できるビジネスマンへのカギとなりそうです!

せっかく目視やフィルタ設定などでメールを細かく仕分けしてフォルダに放り込んでも、手で処理するに値しないメール一つ一つに「既読フラグ」を設定するのはなかなか時間もかかり面倒な作業。

そこで今回は、Gmailを一括で既読にする方法についてご紹介します。

Gmailへのアクセス方法は様々あれど、一括既読ができない時もあることに注意!

Gmail メール Web スマホ デバイス 一括 既読 PC パソコン ブラウザ タブレット

Gmailは、PCやスマホのブラウザ、Googleアカウント用アプリ、Gmailアプリ、その他のメーラーなど、さまざまな方法で利用することができます。

ですが、この中で一部のデバイス&ツールやアプリなどの方法の組み合わせによっては、既読フラグ(=開封ステイタス)を「一括で」立てる操作が行えないのです。

業務メールなども毎日大量に届いてしまうという方では、このデバイス間で一括操作ができるかできないかは、かなりの時間のロスにもつながります。

では、それぞれのデバイスやOS別にみていきましょう。

Gmailを既読にする方法 パソコン編

PC Gmail アドレス 既読 一括 まとめて

Gmailには、パソコン版とも呼ばれるWeb版の中に、「標準HTML」と「簡易HTML」の2種類の形式が。

さらにスマホアプリ版で「Android」と「iPhone」の2種類が用意されており、操作や、行える設定内容などがすこしずつ異なっています。

パソコンでだけ、メールを選択してor全部まとめて、既読にしたり、あるいは1通から複数の選択メールを既読や未読にしたりといったメールのステイタス変更を、メールを開かずに行うことができます。

メール1通を開くアクションは1通1秒程度はかかるので、まとめて行えればかなりの時間短縮につながります。

パソコンを用いてGmailを既読にする手順①

まずはメール1通ずつを個別に未読もしくは既読にする方法から。

最新版のGmailを使用していても、従来版のGmailを使用していても、ほぼ同じ方法で操作ができます。

最新版のGmailでは、メールの一覧の画面で、未読や既読に変更したいメールにまずカーソルを合わせます。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

そして上の画像にあるように、各メールの1行ごとに、画面右側に表示されたイラストのアイコンのうち、右から2番目の封筒マークをクリック。未読と既読が切り替わります。

そうすると、一覧上で未読と既読を1通ごとに切り替えられるので、作業がはかどります。

古いバージョンのGmailを利用している方の場合は、その他アイコン [既読にする] または [未読にする] をクリックして操作します。

パソコンを用いてGmailを既読にする手順②

次に1通から任意の複数通をまとめて未読もしくは既読にする方法です。

従来版のGmailを使用していても、ほぼ同じ方法で操作ができます。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

先ほどと同じメールの一覧の画面で、未読や既読に変更したいメール各行の左側にある白いチェックボックス(四角い箱)をクリック。ステイタスを未読や既読にしたいものどちらかでまとめて、1~複数通にチェックを入れます。

次に、いまチェックを入れた箱一列の上に、メールを検索という検索ボックスが見えます。
このすぐ下に、太めの線で、先ほどと同じチェックボックスの四角アイコンと、その隣に下向き矢印(□▼)の表示があります。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

この▼をクリックすると、ドロップダウンボックスが開き、メールが選択可能に。もちろん下にある1通ごとの個別のチェックボックスからも選択できます。

条件としても「すべて、選択解除、既読、未読、スター付き、スターなし」が選べるので、選択「未読」もしくは「既読」のどちらかをセレクト。

すると、いまチェックを入れたすべてのメールが「未読」や「既読」のステイタスに変更されます。

もしもともとステイタスが「未読」のメールを選択して「未読」を選んだ場合や、ステイタスが「既読」のメールを選択して「既読」を選んだ場合も、ドロップダウンボックスで指定したステイタスに統一されるため、わかりやすく安心です。

パソコンを用いてGmailを既読にする手順③

さて、日頃からこまめにメールチェックを行っていて、普段見ているメール以外はすべてが「未読」状態のまま、Gmailの中に溜まっているという方は少なくないかもしれません。

「未読通数」があまりに増えると、新たに届いたメールを見逃しがちであまりお勧めできる利用方法ではありません。

この場合、現在Gmailの中にある未読全メールを一気に「既読」ステイタスに変える方法もあります。

Gmailを先ほどと同じくブラウザーから開き、画面一番上の検索窓に「is:unread」と入力して検索。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

この時点では、未読メールすべてが検索でヒットした状態となります。

画面左側にある、縦一列に並んだチェックボックスの中で、ちょっと離れた位置にある、先ほどご紹介した検索ボックスのすぐ下。太めの線で、チェックボックスの四角アイコンと、その隣に下向き矢印(□▼)の表示があるところの、下向き矢印をクリックしてドロップダウンリストを開きます。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

中からすべてをセレクト。

すると、ユーザーごとのGmail画面表示にあわせて、「数十~100通ほど」のメールまでが自動的に選択されます。要は、このGmail画面のメールの一覧リスト1画面に表示されるすべてのメールがきりよく選択された状態になります。

これを選択した状態ですぐ下に1行、文字表示がプラスされます。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

「このページで×××件のスレッドすべてが選択されています。 この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択する」
という表示の右半分がリンクになっているのでこちらをクリック。

すると、先ほど検索窓で指定した、「is:unread」の条件に該当するすべてのメールが選択できます。

選択が完了すると先ほどの文字表示部分が「この検索結果のすべてのスレッドが選択されています。 選択を解除」
の表示に変わります。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

☑▼の行(検索窓のすぐ下の行)に、封筒を開いた絵柄の既読アイコン「 」が表示されているので、ここをクリック。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

封筒を開いた絵柄のアイコンでわかりにくければ、その行の中央部あたりにある、縦に点が3つ並んだアイコンをクリック。ドロップダウンリストが開くので、ここで「既読にする」を選択します。

すべての未読メールが、一気に既読メールのステイタスに変わります。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

操作を間違ったときには、この選択状態のままドロップダウンリストから「未読にする」をセレクトすればいいため、後者の方法を覚えておけば安心です。

ただしこのグレーのウインドウは、フォーカスが外れると消えてしまうため、画面を切り替えずそのまますぐ取消をおすことを忘れないでください。

Gmailを既読にする方法 アンドロイドの場合

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通

Gmailをアンドロイド(Android)端末から既読や未読にする場合、基本的には全件一括で、ステイタスを変更することはできません。

基本、スマホのGmailのアプリからはできませんが、スマホのインターネットのブラウザからPCと同じ見た目のGmailを使うと、まとめて未読などのステイタスごとに抽出して、ステイタス変更が可能です。

スマホのGmailアプリからの操作では1通ずつステイタスを個別に設定することになります。そのため通数が多いケースや全未読メールを既読化するときには、普段はスマホやタブレットをメインで使用していたとしても、PC版のブラウザから利用するのが最も時短でお手軽です。

アンドロイドのスマホを用いてGmailを既読にする手順①

1通ずつ既読にする方法です。

アンドロイドのスマホやタブレットで「Gmailアプリ」を起動。

メール一覧の画面の左側にある各メールの行頭付近に見られる、送信者の画像をタップ。
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Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通 スマホ アンドロイド

その後、画面右上にある封筒を開いた絵柄の既読アイコン「 」をタップすることで、1通の既読ステイタスへの処理が可能。

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通 スマホ アンドロイド

Gmail 既読 未読 設定 一括 一覧 スヌーズ 1通 スマホ アンドロイド

1通ずつではなく画面表示されている複数通の処理が可能。そして1画面当たりに対しての操作しか行えないため、この操作自体を多数行うことになりますが、メールの一覧であるメールリストでメールをスワイプすることで、1件のメールに対する操作を時短化することができます。

Gmailヘルプ|Gmail の設定を変更する

具体的には、上のリンクの方法で「スワイプの動作」を設定します。

Gmail全体の操作方法にかかわる設定ですので、普段使いながら、メール選択方法について、使いやすいやり方を選んでおくとよいでしょう。

アンドロイドのスマホを用いてGmailを既読にする手順②

基本的には、スマホのブラウザからGmailへのアクセス~PC版のGmailを使用した「パソコンを用いてGmailを既読にする手順③」の要領で、未読全メールを抽出。

そして既読化するのがスムーズです。

Gmailを既読にする方法 iPhoneやiPadの場合

iPhoneやiPadの場合も、基本的にGmailアプリをつかったスマホやタブレットからは一括の検索と既読などのステイタス変更はできませんが、ブラウザを起動してPC版と同じGmailの画面を出せば、特殊な条件を設定して、一括で検索しての既読未読のステイタス変更などが可能です。

  iPhoneやiPadでGmailを既読にする手順①

基本的にはすでに「Gmailアプリ」をインストールしている端末では、1通ずつ既読にする方法だけが使用できます。

先ほどご紹介した「アンドロイドのスマホを用いてGmailを既読にする手順①」と全く同じです。

 iPhoneやiPadでGmailを既読にする手順②

こちらも基本的には、iPhoneやiPadのブラウザで、PC版と同じGmailを起動。そして先ほどご紹介したPC版のGmailを使用した「パソコンを用いてGmailを既読にする手順③」の要領で、未読全メールを抽出。

そして既読化する方法がスムーズです。

Gmailを一括で既読にしてしまった場合に起こるデメリット

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ブラウザから「is:unread」で検索、そして全選択してステイタス変更するだけでよい簡単操作のGmailの既読化設定。

ですが、たとえば一括で既読にしてしまった場合など、なにかデメリットはあるのでしょうか?

Gmailを一括で既読にしてしまった場合に起こるデメリット①大事な情報を見逃してしまう

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よくありがちなのが、取引先や送信元アカウントが、セールスなどで使うメールアドレスと非常に似たドメインや、表題などを用いて送信してきたメールで、重要な告知などを見逃したまま既読化してしまうといったケース。

通常、送り主やタイトルだけをみて開封してざっと読むか全く読まないかを決定する人が多いのですが、この作業時に見逃しがあると、一括既読化でその後は全く顧みられることが無くなってしまいます。

サイトから送られてきているメールの中には、たとえば課金やアカウントの変更など非常に大事なメールが埋もれてしまっている場合もあります。

こんなときには、人の目でチェックする以外に、フィルタリングで特定の文字を含むメールをピックアップしてフラグを立てたり、別のフォルダに取り分けておけば安心。

たとえば本文中に「>」や「Re」などが多く多用されているもの。
ヘッダ情報や本文引用箇所に「自分のメールアドレスやドメイン」「自分の署名」などが入っているものは、やり取りの途中にあり、一応チェックしておくべきメール。

こういった条件をあれこれ考えて、受信トレイ(受信フォルダ)内を細分化し「優先的に読むもの」「やり取りの過程にあるもの」「時間があればチェックするもの」「念のため開封チェックだけしておくもの」「取引先などのドメインで念のためタイトルなどをよくチェックするもの」などとして自動ふりわけしておけば、見逃しミスも少なくなるでしょう。

Gmailを一括で既読にしてしまった場合に起こるデメリット②間違って未読既読や削除などの操作を連続して実行しがち

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特に手での作業となるパソコン版Gmailでは、ちょっとしたミスタッチで、全メールを削除してしまったり、あるいは一度既読としているものを、既読から未読にとふりわけてしまうこともあります。ミスタッチによる誤処理では、選択状態を変えなければそのまますでに選択されているメールについて、既読誤処理→未読処理のようにすることもできます。

ですが予期せぬ動作に慌てて、選択状態からブラウザ外やブラウザのリスト外エリアをクリックしてしまい、選択状態が変わってしまうと、元に戻すのは大変。

そのため、メールの一括未読処理や既読処理を行う時、自分のミスタッチ誤操作が気になるなら、いったん「is:unread」で検索した段階で、選択されたメールをたとえば「処理用フォルダ」といった1つの別のフォルダに移動。その中で未読や既読のステイタス変更処理を行います。

そして処理にミスがあった場合、その「処理用フォルダ」内のメールだけを全体処理しなおして、ステイタスが正しい状態になってからあとに、受信トレイに戻せばよいのです。

一括選択のため、作業の手数は少なく済みます。ひと手間かければ、確実に仕分けなどを行うことができます。

まとめ

いかがでしたか?

今回は、Gmailで、メールの既読ステイタス処理を1件ずつ、あるいはまとめて一括で行う方法について、パソコン、アンドロイド端末、iPhone iPad端末での方法をそれぞれご紹介しました。

容量も大きく無料で使えるGmail。

すぐにさくさく分類やメールの整頓作業が行える方法がわかれば、今まで以上に便利に利用できそうですね。

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ミラーボール ツルピカハゲ丸
いつあの世に行ったのかわからない、そんな緑の紋付です
もともと、髪の毛が薄く、いつも地肌がほんのり光っている・・・なよ竹のミラーボール・ツルピカハゲ丸を勝手に襲名しようと思っていたら、本家がどこかに行ってしまいました。 ジジィ、はえーよ。 小さなころから家電豊富な家庭に育ち、今も現役のパソピアIQやカセットビジョンから新製品には縁のある環境。新製品も一通り押さえていますが、レトロ家電も捨てずに現役で使えるコンディションにあるのが自慢です。 製品選びのこだわりをお伝えできればと考えています。

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