gmailの返信をしたい場合の手順を知りたい!一括でgmailの返信もできる?

目次

gmailの返信

パソコンやiPhoneやandroidなどで、標準メールだとすぐにメールが分からなくなりそう・重要なメールや共有したいメールなどは分けておきたい・キャリアメールが人に知られるのは嫌だなどといった理由から『Gmail』を使用している人は多いと思います。

標準メールよりも使用しやすく容量も多く、複数のGmailアカウントを作成できるため便利なメールアプリとなっていますが、操作方法が分からない・引用文の削除はどうするのか・定型文の登録はできるのか・複数人に一括で返信できるのかなど、分からなくて使用していないという人は多いのではないではないでしょうか?

ですのでこの記事では、Gmailでのメールの送信方法・定型文を使用しての送信方法・引用文の削除方法やGmail自動返信機能スマートリプライについてや複数人に一括でGmail送信する方法などを紹介します。

受け取ったgmailに返信する手順

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受け取ったgmailに返信する手順:パソコン

  • パソコンで Gmail にアクセス

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  • 受信メールを開き、①『←』マークをクリックして返信メール作成画面、または、②横の『︙』をクリック→『返信』をクリックで返信メール作成画面表示、あるいは、③受信メール下部にある『返信』をクリックで返信メール作成画面表示

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  • 返信する文章を入力して 『送信』をクリック

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参考元:Gmail からメールに返信する - パソコン - Gmail ヘルプ

受け取ったgmailに返信する手順:iPhone&iPad

  • iPhone または iPad で、Gmail アプリを開き、送信したいメールを開く

※見やすいようにiPhoneを横にして画面を表示しています。

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  • メールの下部にある『返信』アイコン、もしくは、画面上部にある『︙』をタップして『送信』をタップ

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  • 送信する文章を入力して『送信』をタップ

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参考元:Gmail からメールに返信する - iPhone と iPad - Gmail ヘルプ

受け取ったgmailに返信する手順:android

  • AndroidでGmail アプリを開いて、返信したいメールを表示

  • メールの下部にある『返信』アイコンをタップ​

  • 送る文章を入力して『送信』をタップ

参考元:Gmail からメールに返信する - Android - Gmail ヘルプ

受け取ったgmailに定型文を使って返信する手順

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受け取ったgmailに定型文を使って返信する手順①定型文の有効設定

受け取ったGmailに定型文を使用して返信したい場合は、返信定型文(テンプレート)を有効にして、作成・登録をする必要があります。

返信定型文(テンプレート)の有効設定・作成・登録方法は以下の通りです。

  • iPhoneやandroidの場合は、Gmailサイトからログインして、パソコンと同じ画面表示にして下さい。

  • Gmailを開き、画面右上にある『⚙』アイコンをタップ、または、クリックして、『設定』をタップ、またはクリック

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  • 全般やラベルなどと同じ並びにある『詳細設定』をタップ、または、クリック

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※チャットとオフラインの間に『詳細設定がありますが、場合によっては『Labs』と表示されているので、『Labs』をタップ、または、クリックして下さい。

  • 画面下部にある『返信定型文(テンプレート)』横にある『有効にする』のラジオボタンをタップ、または、クリックして『変更を保存』をタップ、または、クリック

※『Labs』と表示されている人は、『Labs』タブ内の『返信定型文』の『有効にする』のラジオボタンをタップ、または、クリックして『変更を保存』をタップ、または、クリックして下さい。

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以上の操作で、定型文の有効設定が完了します。

iPhoneやandroidの場合は、アプリではできないためパソコンと同じ画面表示にしないといけませんが、パソコンの場合は簡単に設定することができます。

受け取ったgmailに定型文を使って返信する手順②定型文の作成・登録

先述したのは、『返信定型文(テンプレート)の有効設定』となり、今から紹介するのは、『返信定型文の作成・登録方法』となります。

Gmailでの定型文の作成・登録方法は以下の通りとなります。

※返信定型文の作成・登録は、新規メール作成画面の他に、返信メール作成画面でも可能ですが、今回は『新規メール作成画面』で紹介します。

  • 新規メール作成画面を開きます

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  • 返信定型文として登録したい文章を作成し、新規メール画面右側下部にある『︙』をタップ、または、クリックして『返信定型文』→『返信定型文を作成…』をタップ、または、クリック

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  • 『返信定型文に名前を付けてください:』との画面が表示されるので、自分が分かるように定型文の名前(タイトル)を入力して『OK』をタップ、または、クリックで登録

※名前(タイトル)は、件名に挿入されます。

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※返信定型文を追加したい場合は、先ほどの手順で作成・登録をします。

  • 登録した『返信定型文』を挿入する場合は、返信画面で『︙』→『返信定型文』→登録した定型文の名前(タイトル)をタップ、または、クリックで挿入となります。

※それぞれ、『挿入』『保存』『削除』の下に登録した定型文のタイトルが表示されていますが、挿入する場合は挿入の下の定型文タイトルを、保存の下の定型文タイトルを選択すると、上書き保存となり、削除の下の定型文タイトルを選択すると登録した定型文の削除となります。

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gmailを返信するときに受信した文が引用で使われてしまう場合の対処法

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gmailを返信するときに受信した文が引用で使われてしまう場合の対処法:パソコン・iPhone&iPad

パソコンとiPhone&iPadの場合は、同じ操作となりますが、iPhone&iPadの場合はアプリではなくパソコンと同じデスクトップ画面の表示をする必要があります。

なお、通常のパソコンでのGmail画面は標準HTML形式での表示となっていますが、引用文の簡単な操作は『簡易HTML形式』のみで操作可能となります。

  • iPhone&iPadの場合は、Gmailサイトより簡易HTML形式でのGmail表示をして下さい。

  • パソコンの場合は、簡易HTML形式へアクセスして下さい。

※iPhone&iPadでも上記URLへのアクセスが可能です。

  • 返信したいメールを開き、下にスクロール

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  • 『クイック返信』の『送信』『下書きを保存』の横にある『□返信に元のメッセージを含める』のチェックを外してください。

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これで引用文を含めずに送信する事ができます。

標準HTML形式から簡易HTML形式に切り替えるのが面倒だと言う方は、送信メール作成画面で引用文を表示させて、『Ctrlキー』+アルファベットの『A』で全選択して『Deleteキー』もしくは『Backspeseキー』で引用文の削除も可能となりますが、パソコンでの操作となります。

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gmailを返信するときに受信した文が引用で使われてしまう場合の対処法:android

  • 返信メール作成画面を開き、画面下部にある『…』をタップ→『元のメッセージ削除』をタップで引用文の削除

または、

  • 返信メール作成画面を開くと、画面下部に『□元のメッセージ』と表示されているので、チェックを外す

gmail自動返信機能スマートリプライについて

gmail自動返信機能スマートリプライとは

Gmailの自動返信機能『スマートリプライ』とは、人工知能(AI)が自動でメールの返信を作成してくれる機能となります。

受信したメールの内容に応じて3つの返信文を自動作成し、返信メール作成画面で表示される3つの文案からユーザーが1つ選択することで、返信メール作成画面に入力されます。

返信文は長文ではなく、一言や短い文章となりますが、メールを返さなくてはいけないけど打っている時間が無い・お礼の一言を返信するだけだけど面倒といった場合に便利な機能となっています。

また、スマートリプライ機能を有効設定にしていても必ず3つの文案から選択しなければいけないという訳ではなく、自分で入力する事も可能です。

スマートリプライ機能を使用したい場合の手順は以下の通りです。

  • 『⚙』アイコンをタップ、または、クリックして、『設定』をタップ、クリック

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  • 『全般』タブより、『スマートリプライ:』のラジオボタン『スマートリプライをオンにする』をタップ、または、クリックで『変更を保存』で設定完了

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スマートリプライを有効にすると、受信したメールの内容に応じて以下のように3つの文案が表示されます。

※サイトからのメールなど、返信が必要無いと判断されているのか、表示されない場合もあります。

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複数人数に一括でgmail返信をしたい場合の手順

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複数人数に一括でgmail返信をしたい場合の手順:設定変更の方法

  • Gmail画面の右上にある『⚙』アイコンをタップ、もしくは、クリックして『設定』をタップ、もしくは、クリック

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  • 『全般』タブより『返信時のデフォルトの動作』の『全員に返信』のラジオボタンを選択して『変更を保存』をタップ、または、クリック

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※ラジオボタンを選択した場合に、画面左下に『設定を保存しました』と表示された場合は『変更を保存』をタップ、または、クリックを押さなくて大丈夫です。

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参考元:Gmail からメールに返信する - パソコン - Gmail ヘルプ

複数人数に一括でgmail返信をしたい場合の手順:返信メール画面での操作方法

方法1

  • 受信メールを開いて、一番下までスクロールして『全員に返信』をクリック、または、タップ

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方法2

  • 受信メールにある『︙』をタップ、または、クリックして『全員に返信』をタップ、または、クリック

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方法3

  • 受信メールから『←』マークを選択して送信メール作成画面表示

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  • 送信メール作成画面の左上の『←』マークをタップ、クリックして『全員に返信』をタップ、クリック

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参考元:Gmail からメールに返信する - パソコン - Gmail ヘルプ

まとめ

パソコンやiPhone・androidなど機種によって操作手順が異なるもののGmailの操作方法は、

  • 受信メール→①『←』マークをクリックして返信メール作成画面、または、②横の『︙』をクリック→『返信』をクリックで返信メール作成画面表示、あるいは、③受信メール下部にある『返信』をクリックで返信メール作成画面表示

返信定型文の設定方法は、

  • 『⚙』アイコン→『設定』→『詳細設定』→『返信定型文(テンプレート)』横にある『有効にする』のラジオボタンを選択→『変更を保存』

返信定型文の作成方法は、

  • 新規メール作成画面→返信定型文として登録したい文章を作成→新規メール画面右側下部にある『︙』→『返信定型文』→『返信定型文を作成…』→定型文の名前(タイトル)入力→『OK』

登録した返信定型文を挿入したい場合は、

  • 返信画面で『︙』→『返信定型文』→登録した定型文の名前(タイトル)をタップ、または、クリックで挿入

Gmailの受信したメールの引用文を削除したい場合は、

  • パソコン・iPhone&iPadの場合は、Gmailサイトより簡易HTML形式でのGmail表示

返信するメールを開いて下にスクロール→『クイック返信』の『送信』『下書きを保存』の横にある『□返信に元のメッセージを含める』のチェックを外す。**

簡易HTML形式の画面表示に切り替えるのが面倒な場合は、

  • 送信メール作成画面で引用文を表示させて、『Ctrlキー』+アルファベットの『A』で全選択して『Deleteキー』もしくは『Backspeseキー』で引用文の削除

Gmail自動返信機能スマートリプライの設定方法は、

  • 『⚙』アイコン→『設定』→『全般』タブより、『スマートリプライ:』のラジオボタン『スマートリプライをオンにする』→『変更を保存』

複数人に一括でGmail返信した場合は、

  • Gmail画面の右上にある『⚙』アイコン→『設定』→『全般』タブより『返信時のデフォルトの動作』の『全員に返信』のラジオボタンを選択→『変更を保存』

  • 受信メールを開き、一番下までスクロール→『全員に返信』

  • 受信メールにある『︙』→『全員に返信』

  • 受信メールから『←』マークを選択→送信メール作成画面表示→送信メール作成画面の左上の『←』マーク→『全員に返信』

以上が、この記事で紹介したGmailでのメールの送信方法・定型文を使用しての送信方法・引用文の削除方法やGmail自動返信機能スマートリプライについてや複数人に一括でGmail送信する方法などのまとめとなります。

Gmailアプリやパソコン版Gmailなどそれぞれで全ての設定や操作などはできないので少し面倒だとは思いますが、簡易HTML形式のGmailをすぐに表示できるように、デスクトップ画面やiPhoneやandroidなどのホーム画面にショートカットしておくこと設定や操作が簡単に行えます。

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この記事を書いた人

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Written By
x. Cheyon
皆様の検討・比較に役に立ってもらえる様な記事執筆を心掛けています。
色々な記事を執筆させて頂いています。皆様にとって「知りたかった事!」「知っていてタメになった!」と思ってもらえるように頑張りたいと思いますので宜しくお願いします。

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