Gmailの一斉送信の方法は?Gmailでメールを一斉に送信する方法を解説!

目次

導入

gmail ブラウザ Webメール ストレージ サービス

最近は無料で使えるフリーのメールやストレージサービスを行っている企業も増えています。

中でも抜群の知名度と安定性、そして、Webメールだけに限らず安定した動作のアプリも評判。多機能で効率よく操作できることで、いま一番人気なのが検索サービスをはじめとする超大手企業Googleが提供しているGmail のサービス。

非常に多機能のため、ベテランユーザーでも使いこなせている人は多くないのですが、操作が簡単で、一度覚えてしまえば、ほかのメールサービスよりも断然スピーディー。メール業務やプライベートでのメール仕分けなど、あらゆる操作や処理が効率的に行えます。

今回はそんな便利なGmail の機能の中から、業務でもプライベートでもよく利用される「メールの一斉送信」の方法について、画面入りでご紹介します!

そもそもGmailでいうグループとは?

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

Googleグループヘルプ|グループを作成し、グループ設定を選択する

Gmailでよく言うグループとは「Googleグループ」の俗称。

一般のメールでいうアドレス単位の送信用グループだけにとどまらず、職場のグループウェア・・・たとえば、メールやネットの掲示板、会議用ツール他、さまざまなサービスにも利用できる「グループごとに分けられ、所属するメンバーごとに権限割り付けなどを変えることができるアドレス帳」のようなものです。

正式には「Googleグループ」といい、部課チームや企業の事業所といった組織、サークル、学級などの属性で任意に作成するアドレスやプロフィールのまとまりのこと。

さまざまなことができ、たとえばGmailでメールをやり取りするために作る他、ミーティングを行ったり、仕事や趣味、サービス、興味などに基づいて、複数のグループを作成しておくことができます。

Gmail でメールを一斉送信する手順① Gmail でつかうグループを作成する

Gmailでメールを一斉送信するには、一般のメーラー(=メールソフト)のように、CcやBccを使う方法などももちろんあります。

ですが、せっかく高機能で処理も早いGmailを使用しているなら、その中で一斉送信に最適な方法を覚えておけば、業務はいつもスムーズで効率的!

連絡先グループ作成の難易度や設定操作方法のステップ数では、PC版<スマホアプリ版で、スマホ版のほうがちょっと面倒。

ですが一度作業を行って設定してしまえば、もともとGmailが持っているメール送信の取り消し機能をはじめ、短い手数で、そのグループ全体を一律に、非常に便利に使用できます。

Gmail で使うグループを作成する手順

パソコンなどのWeb版Gmailを開き、メールの新規作成をクリック。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

そして開いた新規メッセージ画面の左上「To」をクリック(もしくは画面右上の「Cc」もしくは「Bcc」)すると、「連絡先の選択」という画面が表示されます。

この文字の右端に見える「▼」をクリック。

画面の右2段目のドロップダウンリストが「すべての連絡先」となっているときは、これまでメール送信したすべてのアドレスが表示されます。

この中から、グループとして一斉送信したいアドレスをチェックボックスで選択。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

そして、画面上から2段目の「グループとして保存」をクリック。

文字でわかりやすい任意の名前を自分で付けて「保存」をクリック。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

すると、いつでもメール作成時や転送時などに、このアドレスのグループが呼び出せるようになります。

ここで登録したグループは、他の画面からも呼び出せるので、とくにGmailは連携性の部分で便利です。

Gmail でメールを一斉送信する手順②一斉送信する

一度連絡先をまとめてグループとして保存して、Gmail用メールアドレスのグループとしておけばいつでも画面右のドロップダウンから選択でき、作業ステップ数が少ないため便利です。

ですがPCからGmailで送る場合と、スマホからGmailのアプリ版やWeb版から送る場合では、かなり勝手が異なります。

一般的なメールソフトと同じで、Gmailで、もしメールアドレスのグループを使わず通常のアドレス入力からの送信では、たとえば・・・新規メール作成画面の左上にある「To」のリンクをクリック。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

開いた画面で「連絡先の選択」画面左端のチェックボックスから選択したら、画面右下の「挿入」を押せば、まとめてあるいは自分が任意で選択したアドレスが「To」に挿入できます。

同じ方法で、CcやBccにも挿入、送信できます。

ですがちょっと時間がかかりますね。

だからこそGmailからつくったグループや、連絡帳のグループ活用が便利なのです!

Gmail で一斉に送信する手順【PC Web版】

対して、すでに作成保存した「Gmail用メールアドレスのグループの利用」では、画面左側の「+作成」ボタンをクリックした後に開いた「新規メッセージ」表示の新規メール作成画面で「To」や「Cc」「Bcc」をクリック。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

すると、「連絡先の選択」画面が開きます。

画面右側にある「連絡先」の表示のあるドロップダウンリストから、自分が先ほどのSTEPで作成したグループの名前をクリック。

すると自動的に、「To」や「Cc」「Bcc」にこの登録済みグループのアドレスがまとめて表示されるので、ここから送りたい相手を画面左上の「すべて選択」もしくはその下にある「□」が並んだところから個別に選択した後、画面右下の「挿入」をクリック。

「To」や「Cc」「Bcc」に、グループのアドレスがまとめてずらっと並んで表示されます。

もし、選択時に間違えても、この並んだ状態で「To」や「Cc」「Bcc」欄から個別にアドレス右の「×」をクリックすれば削除可能。

その後、新規メッセージ画面左下の「送信」をクリックすれば、一斉送信ができます。

Gmail で一斉に送信する手順【スマホアプリ版】

さて、スマホやタブレット端末のアプリあるいはWebメールからGmailをグループで一斉送信するには、その端末やアプリインストールなどの条件。その端末自体がスマホと同じように認識されるか、あるいはPCと同じように認識されるかによって、「Gmailのグループで一斉送信が行えるかどうか」が異なってきます。

筆者手元の端末では、2018年11月現在、Android端末の一部ではGmailからの一斉送信が可能ですが、発売1年程度のApple系端末では、いずれも不可能でした。
この点には注意が必要です。

(※端末やブラウザ種別によっては、Gmail自体をPCと同じWebメールで表示させることもできます。この場合、Gmailのグループを宛先に利用した送信が「Apple系端末でも可能」なこともあります)

Androidスマホやタブレットでは、Android標準アプリの「連絡帳」系(=各社の端末ごと独自インターフェースや機能追加などのものもある)と呼ばれるアプリものから、Gmailの連絡先グループを登録することや、送信先としてまとめての登録が可能です。

これはAndroid自体がGoogle開発であることもあり、非常に連携がスムーズ。

AndroidスマホのOS標準機能を利用した連絡帳アプリがインストールされているケースでは、画面左上にある「三」のようなアイコンをタップすれば「すべての連絡先」といった表示が出て、ここから同様に「グループ」を作成することができます。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

このグループに登録したメンバーのアドレスに、一斉にメールを送信したいときには、まず「ラベル(グループ)」からグループ名を選択。

そのあと、画面右上に見える「・・・」あのアイコンをタップするとドロップダウンリストが開くので、ここから「メールを送信」を選択。

するとこのグループ内に登録されているメールアドレスすべてが、Gmail一斉送信先のアドレスに設定できます。
あとは、Web版と同じで本文を作成し、送信するだけです。

Androidスマホだけど最初からある連絡先アプリで一斉送信や連携ができないときには!?

基本的にAndroidの上で動く連絡先管理用アプリは、各端末開発メーカーが独自の機能などをプラスしているものが多く、メール一括送信には対応していないケースもあります。

この時には、Google LLCが開発し無料で無料で配布されている、スマホ向けのアプリ「連絡帳」をインストールして、ここに連絡先を移し替えて利用しましょう。

GooglePlay|連絡帳  Google LLC

Gmail で一斉送信ができるのは何人まで?

? Gmail 質問 一斉 送信

Gmailの中でも、G Suite といったサービス下で利用していない個人利用のGmailなどでは、そのメールあたり、あるいは1日のメール量で、送信制限が設けられています。

Gmail側だけによる送信制限設定の場合では「1通のメールを500人超の宛先に送信した場合」や、「1日に500通を超える場合」などで、このメッセージが表示されメールが一時的に送信できなくなります。この送信制限にかかると1~24時間ほど、メールを送ることができなくなることがあります。

Gmailヘルプ|メールの送受信数に関する制限

通数などは多少前後するため、注意が必要です。

これを回避して、500人を超える宛先などに対してメールを送りたいときの方法としては、Googleアカウントからメーリングリストとしての運用を行うなどの方法があります。詳細は、後程ご紹介しています。

Gmail をBccで一斉送信する方法

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

電子メールでCc、Bccといえばカーボンコピー(Carbon Copy)、ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略。

宛先のTO欄に多数の宛先を記入して送れば、メールの宛先としてすべて同じ内容をそのTOに記載された人に送っていること=受け取った人は互いに送られたメールの宛先の人を知ることができます。

Ccで送れば、TOに宛てた人にメインとしては送りながら、Cc欄に記入された宛先の人には控えとして同じ文章を送ったと表すもの=受け取った人は互いに送られたメールの宛先の人を知ることができます。

対してBccでは、TOに宛てた人と全く同じ内容の文面を送付=Bcc欄に記載された以外に受け取った人は、このBcc欄に記載されたメールの宛先の人を知ることは『できない』点で違いがあります。
たとえば、1通のメールでToとCcとBccの3つのそれぞれ異なる宛先を指定して送信した場合、Toに書かれた人のメールには、ToとCcのアドレスが。Ccで書かれた人のメールには、ToとCcのアドレスが。Bccに書かれた人のメールには、ToとCcのアドレスが見え、自分のアドレスもわかりますので、ほかの宛先に書かれた人と異なり、3人分の宛先を知ることができます。
ToとCcの人には、Bccの人の存在はわからないのです。

さまざまなメーラー(=メールソフト)やWEBメールとも仕様や使い方は同じで、送り方は全く同じです。

Gmail をBccで一斉送信する手順

GmailではWebメール送信でも、Gmailアプリによるメール送信でもBccによる送信が行えます。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

Webメールでは画面左上の「作成」をクリックし、「新規メッセージ」作成画面で、「宛先」をクリックすると、To表示に記載される宛先=送信先が入力できます。

ここで、Toの右側に目を移すと、「Cc」と「Bcc」の表示があります。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

ここをクリックすると、「Cc」もしくは「Bcc」として送信するための宛先メールアドレスを入力する欄が「To」の下に表示されます。

Gmail 設定 Google 連絡帳 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス CC BCC TO

ここにメールアドレスを入力して、本文などを作成した後、画面左下の「送信」ボタンを押して送信です。

Gmail をBccで送るメリット・デメリットとは

先ほどご紹介したようにBccで送るときには、Bccで送った人の間では互いにメールを送られたことを知ることができず、また、ToやCcに書かれた人にとってはBccに書かれた人にメールを送ったことがわかりません。

あまりに多数、メールを送っている場合、だれにどんなステイタスで送ったのかがわかりにくくなってしまうとうデメリットがあります。

ですがたとえば、動作は速く、どのメールソフトやサーバでもほぼ使うことができる機能で、一度Bcc欄などに張り付けるメールアドレスをリスト化して、テキストファイルなどで作ってしまえば、あとの送信作業は張り付けるだけでらくらくというメリットもあります。

このリスト化されたメールアドレスの編集自体に手間がかかり、見づらいといった面はありますが、Gmailのアドレスのグループでは、こういったメンテナンスも非常に行いやすく見やすい点なども魅力的です。

Gmail で一斉送信ができない!原因とは?

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Gmailが一斉送信できない時には、全体のメールが送信できないケースと、一度の送信時に一部の宛先に対してだけ送信できないケースなどがあります。

Gmailの一斉送信で、全体のメールが送信できないケース

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メール全体が送信できないケースでは、次のような原因が考えられます。

  • 一時的に通信線やサーバなどの一部が利用できない
  • 一日もしくは一度に送信できるメールの制限数やデータ容量に達した

なかでもGoogleメールで、とくに注意したいのが「送信できるメールの制限数やデータ容量に達した」とき。

Gmail側による設定の場合と、自分が利用しているネットワーク~例えば社内LANや監視ツールなどによる設定のケースがあります。

Gmail側による設定の場合では1通のメールを500人を超える宛先に送信した場合や、1日に500通を超えるケースなどで、このメッセージが表示されメールが一時的に送信できなくなります。1~24時間ほど送ることができなくなることがあります。

Gmailヘルプ|メールの送受信数に関する制限

Googleグループをつくって送ることで、このケースはかなり防ぐことができます。

Eメールを全員に送れないとき便利!フォーラムやメーリングリストとして使えるGoogleグループ

Gmail 設定 Google グループ 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス フォーラム

Gmailでメールを一斉送信するには、先ほどのような方法を使う方が一般的。

ですが、一斉送信する人数がたとえば500人を超えているなどかなりの大人数時には、実際に個別にメールを送るよりも便利な方法があります。

それは「メーリングリストなどによる運用」!
人数が多くなっても快適に使えます。

メーリングリスト等として使うためには、「連絡先グループを、Googleグループで作成」し、そこにメールを一斉送信する方法を使います。

Googleグループとはそもそも、「オンラインフォーラム(会議室)」や、「メールでやりとりするグループ」を作成したり、また不特定多数に開かれてすでに開設されているフォーラムやグループを検索して参加したりすることができるサービス。

参加するユーザー範囲なども細かく設定できることから、メールの共有用サービスとして利用している方もあります。

ではまずその「Googleグループの作成方法」から、順にみていきましょう。

Googleグループの作り方

Gmail 設定 Google グループ 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス フォーラム

まず初めに、下のリンクからGoogleグループにログインします。
Googleグループ

Gmail 設定 Google グループ 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス フォーラム

画面上部にある「グループを作成」をクリック。

Gmail 設定 Google グループ 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス フォーラム

各入力項目や、言語などの設定を行った後、

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「グループの種類を選択」を設定。

業務内容やメールの配信方法の見直し、そのメールを何人くらいに配信しているかといった使い方次第で適した設定はことなります。

あれこれつくって試してみるのが良いでしょう。

「グループの種類を選択」の下には参加者の権限割り付けなどもあり、この設定を詳細に行うことで、発信&閲覧型か、発信&相互発信型など、さまざまな使い方が可能です。

Google公式|Googleグループの作り方

Gmailの一斉送信で、一度の送信時に一部の宛先に対してだけ送信できないケース

メールの一部宛先だけが送信できないケースでは、次のような原因が考えられます。

  • 送信元IPアドレスがメール受信者側で迷惑メールの送信元とされている
  • 送信先ユーザーのEメールアドレスが、そのプロバイダなどの受信数制限を超過している
  • 送信先ユーザーのメール受信用ストレージの残容量がない
  • 送信先ユーザー自身がメールの受信拒否設定や迷惑メール設定している

特に、送信先ユーザーのEメールアドレスが受信数制限を超過しているケースのうち、Gmailユーザーに対してのものでは、リンク先公式ページに掲載されているような受信通数など制限があります。ほかのプロバイダでもこうした制限を設けているところもあります。

Gmailヘルプ|メール受信に関する制限事項

一度こういった制限に引っかかってしまった場合には、数時間から数日など、期間的なロックが設けられていることも一般的。

そのため多数配信や多数一斉送信用のメール業務ツールでは、送信できなかったステイタスによって、適宜自動再送信などが行えるものもあります。

使用に際しては、Gmailのシステム側が設けたこうした制限にかからないよう、1通あたりの配信先メールアドレス数を調整したり、各メールアドレスをグループ化した相手ごとに、本文の一部を変えるなどの処理も必要です。

まとめ

Gmail 設定 Google グループ 一斉 スマホ アンドロイド メール アドレス フォーラム

いかがでしたか?

今回はGmailでメールの一斉送信を行う方法について・・・

「連絡先グループを作成して送信」する方法や、「BccやCcで送信する方法」、「一斉送信ができないときのトラブルシューティング」までまとめてご紹介しました。

業務で比較的大きな企業や大学のメールとしても現在は数多くの団体でつかわれているGmail。

今回のGmailの一斉送信方法をしっかりマスターして、効率の良いメール業務で、周囲と差のつく「デキる人」になってみるのも良いかもしれません。

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ミラーボール ツルピカハゲ丸
いつあの世に行ったのかわからない、そんな緑の紋付です
もともと、髪の毛が薄く、いつも地肌がほんのり光っている・・・なよ竹のミラーボール・ツルピカハゲ丸を勝手に襲名しようと思っていたら、本家がどこかに行ってしまいました。 ジジィ、はえーよ。 小さなころから家電豊富な家庭に育ち、今も現役のパソピアIQやカセットビジョンから新製品には縁のある環境。新製品も一通り押さえていますが、レトロ家電も捨てずに現役で使えるコンディションにあるのが自慢です。 製品選びのこだわりをお伝えできればと考えています。

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