Gmailのスヌーズとは?Gmailのスヌーズ機能を使用して読み忘れを防ごう!

目次

導入

無料で使えるのに、大容量で動作も超速!
そして、アプリやブラウザなどさまざまな方法で利用できることなどが好評で、もはやすっかり定番のGmail。

これまでのメーラーや、プロバイダのメールサービスなどにはない、Gmailならではの先進的で便利な機能は数多くあるものの、いまいち使いこなせていないという方は多いようです。

そこで今回は、Gmailならではの機能の中から非常に便利な「スヌーズ」の機能にスポットをあてて、機能や使い方などさまざまな情報をまとめてご紹介します!

Gmailのスヌーズ機能の特徴とは?

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Gmailでいう「スヌーズ機能」とは、よく目覚まし時計などにあるスヌーズ機能と同じものと考えればわかりやすいかもしれません。

Web版でもスマホアプリ版(AndroidやiPhone iPad)でも利用することができる「通知」の種類です。

ちょうど設定時刻にアラームが鳴り始めた目覚まし時計を握りしめて「もうちょっとだけ寝たい・・・あと5分くらいなら」とほんの少し、鳴り始めの時間を後にずらすことができるもの。

これと同じで、メールやリマインダーを「スヌーズ機能」によって、必要になるまで受信トレイから一時的に消して見せ、指定したタイミングになったときに、そのメールやリマインダーを目につきやすい状態で表示させるといった機能なのです。

さて、この「あとから、必要になったときに表示させる」ことで、いったいどんな利用方法や機能的な特徴を感じることができるのでしょうか?

Gmailのスヌーズ機能の特徴①必要な時に表示してくれるからメールの読み忘れを防止

とくにスマホの小さい画面で常にメールチェックをしていると、どうしても必要だったはずなのに見落としてしまったメールが日に何通かはあるということも・・・また、そんなミスを防ぐためプッシュ通知を設定していても、あまりにたくさんのツールやアプリを使っているので、プッシュ通知の中から必要な通知を探さなければならないなんて言う方もあります。

たとえば業務やプライベートのメールでは、予定に合わせての返信が必要なものなどは多いもの。また、毎朝の優先度に合わせたメールのリプライや開封分類だって、一つ一つ細かく分類しなおすにはかなりの時間が必要となります。

こんなときに、Gmailのスヌーズなら、メールやリマインダーの表示を遅らせ、目的の時間に「あらためて目立つ場所に表示」させることができます。

とくにメールについては、必要になるまで「受信トレイから一時的に消去」することができます。「明日、来週、夕方」などメールごとに、シンプルなステップで個別にスヌーズを設定しておけば、その日時になれば自動的に受信トレイの上位に表示させてくれるのです。

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確実にみられる時間や、確実に返答しなければいけないタイミングで設定することで、メールの見落としがなくなる点は非常に便利。

もちろんスヌーズ設定したメールは、受信トレイからなくなるため、新たに受信するメールはすっきりと見やすくなり、この点でもメールの見落とし見逃しが発生しにくくなる優れもの!

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またスヌーズ設定をして一時的に表示していないメールは、まとめてメールのメイン画面左上にある「三」のようなメニュー表示から「スヌーズ中」を選べばまとめて表示されるので、こちらもすっきりと開封返信などの処理が行えます。

Gmailのスヌーズ機能の特徴②シンプルステップでサーバ内メールにスヌーズ設定ができるので出先からアクセスや端末を替えても一括処理がらくらく

スヌーズ機能設定は、明日や来週といった分け方から、日付と時間を選択する方法まで、そのメールによっていろいろ使い分けることができます。

とくにいったん明日や来週に分けておくには、メールからの設定操作がシンプルなステップ数で済むことから、一時的なメール仕分けの上でも非常に便利。

これまで、一般的なメーラーで、フォルダやフラグをいろいろ変えて行っていたメール仕分けを、たとえば一時的に明日や来週に振り分けておき、あとからまとめて「スヌーズ中」のメールをチェック。再度細かく分けなおすといった方法にすれば、メール業務の労力は格段に少なくなります。

フォルダに仕分けたりフラグを付け替えるときには、あまりに多数あるフォルダやフラグのどこにメールが入ってしまったかを見失いがち。

画面操作上、間違いなく、シンプルな操作ステップ数でスヌーズに割り付けることができるGmailは非常に優れたツールだと感じられるかもしれません。

もちろんスヌーズ設定内容は、「スヌーズ中」からいつでもまとめて確認できるので、見落とし自体もぐっと少なくなります。

メールサーバ内で分けてさまざまなステイタスを付加できるので、デバイスを換えても、もちろんアクセスしている場所を変えても、同じ条件で見やすい点も便利ですね。

Gmailのスヌーズの使い方

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このGmailのスヌーズ機能は、ブラウザのWeb版Gmailでも、スマホのGmailアプリでも利用することができます。

Gmailでスヌーズ機能の設定の仕方【PCのブラウザ Web版 編】

Gmailのスヌーズ設定で、やはりまとめての処理に便利なのは、ブラウザのWeb版から行える設定方法。

PCのWebブラウザからGmailの画面を表示させます。

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画面左側に縦一列に「□」表示が見えますが、その上にある「□▼」の□をチェックすると、画面に表示されているすべてのメールが選べます。

もちろん縦一列の「□」の中から、あとでスヌーズ機能で見たいメールだけをピックアップするのもOK。

このチェックが入った状態で、画面上にあるイラストアイコンの横一列並びの中から、ちょうど真ん中あたりにある「時計」のアイコンをクリック。(※ 画面中1通でもチェック選択されていれば、この時計アイコンが表示されます)

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すると小さなドロップダウンリストが開き、ここに「スヌーズ期間」として、「明日、今週末、来週、日付と時間を選択」が選べるようになります。

とりあえずワンステップで仕分けるなら、「明日、今週末、来週」をクリック。

手数がかかっても一度でしっかり、予定の日時を定めて一通ずつ仕分けるのなら「日付と時間を選択」を選んで、スヌーズを設定するのが良いでしょう。

スヌーズ設定が完了すると画面左下に「スレッドをスヌーズしました。 取消 ×」の表示が出ます。

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1通ごとでもあるいは何通かまとめてでも、設定を間違ってしまったときには、すぐにこの画面左下表示から取り消しが可能。

また、もしこの表示自体を閉じてしまったとしても、画面左上に表示される、「受信トレイ、送信済み、下書き・・・」などの並びの中から「スヌーズ中」を選べば、すべて表示されるので安心です。

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スヌーズ設定したメールは、その日時が到来したら画面のように、新しいメールが到着した時と同じように表示されます。

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また一覧表示から1メール(=1スレッド)ごとに。

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あるいは、メールを開封するときの本文表示画面から1通ずつ設定することもできます。
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その画面が出た時に、ほかのことに手がいっぱいですぐにメールがみられないといった時・・・後程ご紹介しますが、再度スヌーズ時間の変更や解除などを行うことができます。

Gmailでスヌーズ機能の設定の仕方【スマホアプリ版 編】

iPhoneやAndroid用のGmailアプリを使用している場合、メイン画面から1通ずつのメールを表示したあと、画面右上にある

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「・・・」のアイコンをタップしてドロップダウンを表示。
この中で「スヌーズ」を選択すると、「明日、今週末、来週、日付と時間を選択」といったダイアログボックスが登場。

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この画面をタップして、スヌーズの日時設定を行います。

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ブラウザ版では複数通のスヌーズ処理はまとめて行えるものの、スマホアプリ版では1通ずつの処理しか現時点では行えないことに注意が必要です。

ただし「繰り返しスヌーズ設定」などが同じ画面にあるので、スマホに届いたメールを、いつもルーティンのメモ代わりに使いたいなどというときに便利です。

スマホやタブレットでも、そのブラウザ設定などによってはブラウザのWebメールから一括処理がまとめて行えるケースもあります。

筆者が複数台のタブレット端末で試してみたところ、iPadのような比較的大型のタブレットでも、ブラウザでは一括処理ができないケースもありました。

Gmailのスヌーズ時間の変更や解除方法とは

さて、先ほど簡単に触れましたが、スヌーズ時間を設定したものの、その表示が出た時点ではまだそのメールを処理できないケースも、日常の業務やプライベートシーンではよくある話です。

こんな時に、スヌーズ時間を変更したり、あるいはスヌーズ設定した日時が到来する前にメールを処理し、スヌーズ設定を解除したいときもあるかもしれません。

その設定方法です。

Gmailのスヌーズ時間の変更や解除手順

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お気づきの方もあるかもしれませんが、実はスマホでは、先ほどご紹介した画面上から操作が可能です。

「スヌーズ日時の変更」も「スヌーズ解除」もいずれも、メイン画面の左側、受信トレイの下にある「スヌーズ中」から操作します。ブラウザ版では、次の「スヌーズ」の画面で表示されたメールの一覧から、画面左側に見える縦一列に並んだチェックボックスの「□」に一括でまとめて選択。

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スマホアプリ版使用中の方は、画面左上の「三」に似たアイコンをタップし、開いた画面の中の「スヌーズ」を選択。その中からメール1通ずつを選択。

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すると、ブラウザ版では画面上の真ん中あたりに時計型のアイコンが。ここをクリックすると選択されたメールをまとめて、スヌーズで再度設定しなおしたり、スヌーズを解除することができます。

スマホアプリ版では、画面右上の「三」のような表示をタップして開いた画面の中に、スヌーズやスヌーズを解除が登場。

ここで個別に、あるいはまとめて設定します。

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またスヌーズの表示では、Web版、スマホアプリ版いずれもメイン画面の検索窓に「in:snoozed」と入力し検索するか、画面左の受信トレイ下に見える「スヌーズ中」をクリックすることで、現在スヌーズ設定がされているすべてのメールを検索リスト表示させることができます。PCのブラウザ版の標準HTML表示では一括でスヌーズやスヌーズ解除が行えるため便利です。

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その後の操作は上でご紹介したものと同じです。

使い方は非常に簡単です。

Gmailのスヌーズ機能が使えない場合は?

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Gmailでも、ここまでご紹介したような「メールのチェックボックス選択、もしくは1通選択した状態」となっているにもかかわらず スヌーズ機能が使えないこともあります。

いったいどうすれば、スヌーズ設定が使えるようになるのでしょうか?

Gmailのスヌーズ機能が使えない場合①アップデートをする

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実はこのスヌーズ機能、2018年に登場した新機能。

そのため、スマホなど古いVersionのGmailのままの方では使用できません。

もし表示されないなら、まずはアップデートする必要があるかを確認しておきましょう。

また、通常ブラウザ版WebメールのGmailでは、どなたの端末でもスヌーズ機能が使用できます。

アップデートをしても Gmailスヌーズ機能が使えない場合②Gmail、機器の再起動

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とくにブラウザ版Gmailでは、キャッシュやメモリ不足などの理由で、メールを選択していてもそれがサーバ側には認識されない状態となっていることがあります。

また、Gmailのスマホアプリ版でも同様。 

もし最新版のGmailにもかかわらずスヌーズ機能が使えない場合、Gmailのアプリやブラウザの再起動から行ってみて、それでもまだ使用できないようなら、デバイス本体の再起動を行ってみましょう。

常時メモリ不足などのケースでは、一度に起動しているブラウザやその他アプリ数を見直すのも重要なポイントです。

まとめ

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今回はGmailの中でもとくに便利な機能「スヌーズ」とは何か、またその設定方法や使い方、トラブルシューティングを簡単にご紹介しました。

一度覚えてしまえば、非常に便利で快適に使えるGmail。

ぜひ、今回の記事を参考にして、しっかり操作方法を覚えて、ビジネスに、プライベートにフル活用してみてくださいね!

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ミラーボール ツルピカハゲ丸
いつあの世に行ったのかわからない、そんな緑の紋付です
もともと、髪の毛が薄く、いつも地肌がほんのり光っている・・・なよ竹のミラーボール・ツルピカハゲ丸を勝手に襲名しようと思っていたら、本家がどこかに行ってしまいました。 ジジィ、はえーよ。 小さなころから家電豊富な家庭に育ち、今も現役のパソピアIQやカセットビジョンから新製品には縁のある環境。新製品も一通り押さえていますが、レトロ家電も捨てずに現役で使えるコンディションにあるのが自慢です。 製品選びのこだわりをお伝えできればと考えています。

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