GmailとOutlook を同期しよう!同期の手順とは?

この記事を執筆するにあたって

私はPCのメールはOutlookです。メールはたいがいPCで確認しているので、スマホでリアルタイムにチェックしろと怒られることもあります。私と一緒に学びましょうw

Written By 猫俣 ミクスレート

目次

同期させてスッキリ

もともとPCではメールソフトとしてOutlookを使っているけれど、スマホでGoogleアカウントを作ったらGmailのアドレスが勝手に作られた……なんか面倒くさいし、そのまま放置してまったく使っていない、そんな方はいらっしゃいませんか。

あるいはGmailを普段使っているけれど、職場のPCはOutlookを使っている。とはいえ相手に職場のOutlookのアドレスと、自分のGmailのアドレスを両方お伝えするのもなぁ……なんて方もいらっしゃるのでは?

そんな時はGmailとOutlookを同期させてしまいましょう。

同期をすることで、GmailにもOutlookにも同じメールが送られてくるようになります。もういちいち2つのメールソフトを使い分ける必要もなくなりますから、とても便利ですよね。

そこで今回は、GmailとOutlookを同期する方法や、同期できない時や同期によって送受信が遅くなってしまった時の対処法についてお伝えしていきます。

GmailとOutlook を同期する準備

同期する準備

GmailとOutlookを同期させるためには、それぞれのメールソフト側で下準備が必要です。

Gmailのアプリパスワードを生成しておく

GmailとOutlookの同期をスムーズに進めるための下準備です。

  • Gmailの2段階認証をONにしておく
  • 「アプリパスワード」のページを開き、アプリパスワードを生成する

OutlookにGmailアカウントを追加しておく

まずはOutlookを開きましょう。

  • 「ファイル」をクリックする
  • 「アカウントを追加」を選択する
  • メールアドレスを入力して「接続」をクリックする
  • Gmailのパスワードを入力して「OK」をクリックする(Gmailのパスワードを受け付けない場合は、生成しておいたアプリパスワードを入力して「OK」をクリック)
  • 「完了」をクリックする

GmailとOutlook を同期する方法

同期する方法

下準備を終えたら、GmailとOutlookを同期する手順に移ります。

Gmail側の設定

まずGmailにログインしましょう。

  • 画面右上の歯車アイコンをクリックする
  • 「設定」を選択する
  • 設定画面上のメニューバーから「転送とPOP/IMAP」タブを選択する
  • 「IMAPを有効にする」「IMAPフォルダのメールの数を制限しない」にチェックが入っているかを確認する
  • 「変更を保存」をクリックする

Outlook側の設定

続いてOutlook側の操作です。まずはOutlookを開きましょう。

  • 画面左上の「ファイル」をクリックする
  • 「アカウント設定」をクリックする
  • アカウント設定が開いたら「新規」をクリックする
  • 「自動アカウント設定」でメールの宛名で表示する名前・Gmailのメールアドレス・Gmailパスワード(またはアプリパスワード)を入力し、「手動でサーバー設定または追加のサーバーの種類を構成する」を選択して「次へ」をクリックする
  • 「インターネット電子メール」オプションをクリックする
  • 「次へ」をクリックする

「新しいアカウント追加」のページに移動しますので、必要事項を入力していきます。

  • 宛名に表示する名前
  • Gmailのメールアドレス
  • 「アカウントの種類」を「IMAP」にする
  • 「受信メールサーバー」に「imap.gmail.com」と入力する
  • 送信メールサーバーに「smtp.gmail.com」と入力する
  • アカウント名にGmailのメールアドレスを入力する
  • パスワードに生成したアプリパスワードを入力する

入力を終えたら「詳細設定」ボタンをクリックし、「インターネット電子メール設定」に移ります。

  • 「詳細設定」タブを開く
  • 「受信サーバー(IMAP)」に「993」と入力し、使用する暗号化接続の種類を「SSL」に設定する
  • 「送信サーバー(SMTP)」に「587」と入力し、使用する暗号化接続の種類を「TLS」に設定する
  • 「送信済みアイテムのコピーを保存しない」にチェックを入れる
  • 「送信サーバー」タブを開く
  • 「送信サーバー(SMTP)に認証が必要」にチェックを入れる
  • 「受信メールサーバーと同じ設定を使用する」にチェックを入れる
  • 「OK」をクリックする
  • 「次へ」をクリックする
  • 「完了」をクリックする
  • 「OK」をクリックする

以上でGmailとOutlookの同期は完了です。

Outlook で Gmailを同期したが送受信が遅い!対処法とは?

送受信が遅い

GmailとOutlookを同期させることはできました。しかしOutlookでGmailの送受信が遅いと感じることもあるかもしれません。

OutlookでGmailの送受信が遅くなる原因と対処法について見ていきましょう。

OutlookでGmailの送受信が遅くなる原因

一言で言えば、Outlookの仕様が原因。

Gmailが1通のメールに対して1種類ないし複数の「ラベル」を付けて管理しているのに対し、Outlookは「フォルダ」ごとにメールを振り分けるという仕様になっているのです。

そのためOutlookにGmailを同期させると、数種類のフォルダに同じメールが重複して存在するという事態が起こり、それが積もっていくことで送受信のスピードが遅くなってしまうというわけなのです。

送受信時にダウンロードするフォルダを限定してしまう

設定をいじって、送受信時にダウンロードするフォルダをいくつかに絞ってしまいましょう。

  • Outlookのオプション内の「詳細設定」をクリックする
  • 「送受信」をクリックする
  • 「すべてのアカウント」を選択し、「編集」をクリックする
  • 「メールアイテムの受信」にチェックを入れ、「次のユーザー設定の動作を使用」にチェックを入れる
  • 必要最低限のフォルダにチェックを入れる(例:受信トレイ、スター付きのみ)
  • 「ヘッダーのみダウンロード」にチェックを入れる
  • 「OK」をクリックする

これでフォルダをまたいで重複するメールの数は激減するのではないでしょうか。

フォルダをクリーンアップする

メールを返信する時に、元のメールの内容が全文引用されたりしていませんか。

1通だけならまだしも、まとめて返信する時にすべてのメールに同じ内容の文章が引用されたら、かなり容量のムダですよね。

このような、いわゆる「冗長なメール」を検出して自動で削除してくれる「クリーンアップ」という機能があります。

  • 冗長なメールが含まれている(クリーンアップしたい)フォルダを選択する
  • 「ホーム」タブ内の「削除」をクリックする
  • 「クリーンアップ」をクリックする
  • 「フォルダのクリーンアップ」をクリックする

クリーンアップしたいフォルダが複数にわたる場合は、それぞれのフォルダについてクリーンアップをしましょう。

これだけでかなりのムダを減らすことができるかもしれませんし、ムダを減らすことができれば送受信のスピードも改善されます。

メールの添付ファイルだけを削除する

ムダを省くという観点からいえば、メールの添付ファイルもOutlookから別の場所へ移してしまうという方法もありますよね。

  • メールから添付ファイルを、Outlookから別の場所へ移動させておく
  • メールを「編集」して、添付ファイルを削除する

添付ファイルを削除してしまえば、添付ファイルの容量が大きいほどムダが減って、送受信のスピードも改善されます。

Gmail と Outlookが同期できない⁉︎原因とは?

同期できない

そもそもGmailとOutlookが同期できないというアクシデントもあるかもしれません。

GmailとOutlookが同期できない時に考えられる原因と対処法について、お伝えしていきます。

Googleのセキュリティ強化が原因

Googleはセキュリティ強化のため、2段階認証を採用しています。

Googleアカウントにログインする時には、メールアドレス(GoogleアカウントのID)に続いてパスワードの入力を常に求められますよね。

GmailとOutlookを同期させる時の下準備として

  • Gmail(Googleアカウント)の2段階認証をONにしておく
  • アプリパスワードを生成する

という手順を踏みました。

これを行っておけば、GmailとOutlookを同期させる手順でパスワードをはじかれてしまうことはないはずです。

しかし2段階認証をONにしていなかった場合や、アプリパスワードを生成せずパスワード入力ではじかれてしまった場合、GoogleはOutlookを「安全性の低いアプリ」と認識するため、アクセスを拒否してしまうのです。

安全性の低いアプリのアクセスを許可するよう設定を変える

もちろん手順の最初からやり直すという方法もありますが、IMAP設定をする手順の中でパスワード入力がはじかれてしまった時に、メッセージウインドウに表示されているURLへアクセスしてみましょう。

  • 「メールアプリにログインできない」というページが表示され、ページの下の方に「安全性の低いアプリのアクセスを許可する」というリンクがあるので、アクセスする

  • 「安全性の低いアプリがアカウントにアクセスするのを許可する」のページに飛んだら、ページの下の方に「安全性の低いアプリ」というリンクがあるので、アクセスする

  • 「安全性の低いアプリ」のページに飛んだら、「オンにする」にチェックを入れる

ここまで行ったら、もう一度GmailとOutlookの同期を行ってみましょう。

まとめ

さて、GmailとOutlookを同期する手順や、送受信が遅くなったり同期できない時の原因と対処法についてお伝えしてきました。

  • GmailとOutlookを同期させると、どちらを開いても同じメールが届くようになる
  • GmailとOutlookを同期させる前に、Gmailの2段階認証をONにし、アプリパスワードを生成しておくとスムーズに進めることができる
  • GmailとOutlookを同期させた後、送受信が遅くなる場合はメール数を減らす、フォルダを限定するなどの方法を試してみよう
  • GmailとOutlookを同期できない場合は、安全性の低いアプリへのアクセスを有効にする設定をしよう

GmailとOutlookを同期させる方法は、手順だけ見ると非常に面倒臭く思えるかもしれません。しかし実際にやってみると、それほど難しいわけでも、手順が複雑なわけでもないですよね。

GmailのメールアドレスひとつでOutlookもGmailも使えるようになると結構便利ですから、ぜひ試してみてくださいね。

参考元:マイクロソフトオフィス公式

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