送ったり受け取ったgmailを共有したい!どうしたらいいのか方法を教えて!

目次

gmailの共有

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スマホでも、そして現在主流となりつつあるIoTによるテレビやその他からの買い物の注文でも、あるいは撮影した動画や写真を複数の人で見る時なども、かなり各端末や各種ソフトの操作は簡単になりました。

ほとんど人が意識して、ファイル共有やアカウント共有などの設定を行う必要がないところまで来ている家電製品は非常に豊富。

となるとメールでも、複数人でメールや添付ファイルが共有しやすい設定のあるサービスもあるかもしれません。

・・・と、探してみたらありました!

それが、無料のストレージサービス&画像や動画保存&メールサービスが世界的大好評のGoogleアカウントにあるGmail!

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無料で作れてずっと使えるメール&ストレージサービスのアカウントでありながらさまざまなメール共有方法があり、非常に便利なのです!

今回は、Gmailを送ったり、受け取ったGmailを共有するときの方法についてご紹介します!

Gmailを共有する方法

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Googleのアカウントサービス内で、無料ストレージサービスを利用して提供されている「Gmail」の場合、一般的なプロバイダが提供するメール共有方法以外に、ちょっと変わった、非常に使いやすい方法なども用意されています。

その方法を、網羅的に、順にみていきましょう。

Gmailを共有する方法①1つのアカウントを複数人で使用する

複数人で使用するための方法として真っ先に思いつくのは、さまざまな端末利用者やネットワーク利用者名を持つ人物たちが、たった1つ(=同一)のGoogleアカウントのユーザ名とパスワードを利用してアクセスするというもの。

ですが1つ注意したいポイントがあります。

基本的に1人が1アカウントを使用することが前提とされたサービス設計がされているGmailやGoogleアカウント。

ですがたとえば一般の企業の受付用メールアドレスなどは、異なるユーザー名を持った複数の端末から同時にアクセスされることなども頻繁にあります。

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Gmailの場合、同一ユーザーが手持ちの複数デバイスで1つのアカウントを利用するのは特に問題がないのですが、さまざまなユーザーがさまざまな場所から同じアカウントへのアクセスを頻繁に繰り返していると、Gmailのセキュリティ上の制限にひっかかり、アカウントがロックされてしまうこともあります。

これを避けるには、アクセスする端末などを、特定のネットワーク内で、いつも決まったいくつかの端末に固定するなど、アクセスする経路や端末情報をある程度絞っておくといった工夫で、アカウントロックは多少は防ぎやすくなります。

ですが、もともと、こういった使用方法は想定されていないということもあり、できればこの他の方法で日常的な運用を行うのが無難

方法としては以下にご紹介する「個別のメールそのものを」共有、あるいは「アカウントにアクセスする人たちを定めて」共有するようにしたほうが良いでしょう。

Gmailを共有する方法②転送機能を使って共有する

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よく企業内サーバや一般のプロバイダでのメールでは、特定のアドレスに届いたメールの中から、ヘッダやタイトルその他の情報によって自動的にメールを仕分けて、届いた直後に1アカウントあるいは複数アカウントに転送するといった方法でメールを異なるユーザーたちで共有する方法などを行うことがあります。

わかりやすく言えば、受信には1つのメールアドレスに向けて送ってもらったメールを、社内の幾人かの別々のユーザメールアドレスにコピーして転送する方法。ちなみに、メールサーバの設定次第では、とあるメールアドレスの利用者であっても、ほかのメールアドレスからの発信として処理させることもできるケースもあります。受信メールはコピーで複数人が持つ&送信時は全員が同一のメールアドレスから発信という使い方で、最もメール消失に対する安全性が高いことから、よく用いられている方法です。

Gmailにもこの転送共有を自動化させる方法がいくつか用意されています。

自動転送の設定は、スマホなどのGmailアプリから行うことはできず、パソコンからだけ設定できます。

また、この方法は、メールグループやエイリアスでは使えず、通常の1アドレスだけで使用されているGmailのメールアドレスに対して「だけで」設定できます。

設定内容としては、とあるGmailのメールアドレスに届いた「すべてのメールを転送する」か、あるいは「特定の条件を付けたメールだけを転送する」ことができます。

また、転送先としては「1か所もしくは複数個所のメールアドレスを指定」できます。

Googleヘルプ|Gmail のメールを他のアカウントに自動転送する

とあるGmailのメールアドレスに届いたすべてのメールを転送する

すべてのメールを転送するときは、パソコンで転送する元のメールアドレスをパソコン版のGmailから開きます。

右上の設定アイコンから「設定」をクリック。

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「メール転送とPOP/IMAP」タブをクリックして、「転送」で「転送先アドレスを追加」をクリック。

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ここに転送先のメールアドレスを入力して設定。

念のためここで、転送先のメールアドレスに届いた確認メールを開いて、リンクによる確認をクリック。

その後、先ほど設定作業で開いていたパソコンのGmailアカウントの設定ページに戻って、ページの表示を更新。

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「メール転送とPOP/IMAP」をクリックして、

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「転送」で「受信メールを次のアドレスに転送」を設定。ここでは「Gmail のメールを受信トレイに残すか削除するか」が選べますが、自動転送ではまれに事故によるメールの転送先への不達も発生することから、「受信トレイに残す設定」をしておくのがおすすめです。

最後に「変更を保存」をクリックして設定完了。

あとは転送元Gmailアドレスに送られてきたメールが、すべて転送先のメールアドレスに自動的に転送されるため、共有が簡単です。

特定の条件を付けたメールだけ転送する

「特定の条件を付けたメールだけを転送する」時には、事前にどんなメールだけを転送するかを「フィルタ設定」を行い、事前に仕分けると同時に転送先のメールアドレスを選択指定しておきます。

まずメールが届けられるGmailアドレスを使って、パソコン版のGmailを開きます。

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検索ボックス(=検索窓)から、「特定のメール」に該当する「検索条件」を入力して検索を実行。

たとえば「label:◆サンプルラベル is:unread 」なら、画面左側にあるフォルダとして使用しているラベル「◆サンプルラベル」から「未読」のものだけを抽出しています。

「検索条件」は、既にGoogle側で設定されているものなどが利用できます。

Googleヘルプ|Gmail で使用できる検索演算子

選ばれたメールが、自分のターゲット通りになるように、検索条件を調整します。

その後表示される、選択されたメールが正しければ、検索ウインドウ下にある「フィルタを作成」をクリック。

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ここで「フィルタの動作」の中から、転送と、転送先のメールアドレスを指定します。

この自動転送のほかに、メール1通ずつを手で仕分けて、特定のアカウントなどに振り分け転送する方法もあります。

Gmailを共有する方法③IMAP機能を利用する

メールサーバシステムに詳しい方ならご存知のIMAPですが、昔からある基本的なシステム機能のものに比較して、Gmailで提供されているIMAPはAdvanced IMAP Controlsなどと呼ばれ、その他のメールアプリやツール(例えばOutlookやAppleMail、Becky!など、俗にメーラーと呼ばれているもの)を使って、そのアプリ内にメールのデータをダウンロードすることができます。

通常アクセスするメーラー側と、Gmail側を同期した設定で使用するのが一般的ですが、メーラー側で保存した後、Gmail側からは削除することもできます。メーラーによっては、受信後にメーラー側とサーバ内を同期しない設定にすれば、Gmailのストレージ内は受信後いつも空っぽ。メーラーのある端末内部にだけメールが保存できるようなタイプのものもあります。

ダウンロードしたメールのデータについては、Gmailのストレージ内、受信トレイ内などに残す設定にしておけば、Gmailのブラウザやアプリ側と、その他のメーラー側の双方で、メールを共有することができます。

非常に細かく設定ができるため便利。

Gmailヘルプ|Gmail 用に IMAP メール クライアントの設定を選択する

Gmailヘルプ|IMAP を使用して他のメール クライアントで Gmail をチェックする

その他のメールサービスごとの設定方法などは、こちらに最新の情報が掲載されていることもあります。

IMAP設定を使用したメールの共有では、通常、サーバGmailストレージ内にメールを残しながらそれぞれの端末にあるメーラーと併用することで、常にリアルタイム同期が図られます。

そのため、使用感としては、各端末のメーラーからのアクセスで、同一メールアカウントに対していつも最新=全員が現在のメールの状況を最新の状況で共有できるため、わかりやすさもあり非常に人気です。

ただしこの方法には、注意点もあります。

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IMAPを利用したメールのダウンロードは 1 日あたり 2,500 MB未満まで、アップロードは 1 日あたり 500 MB未満まで、そしてそれぞれの端末が同時にIMAPによるアクセスを行わず、すこしずつ時間をずらしてアクセスしなければ、メールアカウントが一時的にロックされてしまいます。

共有が少人数で、かつ一日の共有するメール量が少ない時には、非常に便利な方法かもしれません。

Gmailを共有する方法④Google Apps(Gmailアプリ)やG suiteを利用する

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GmailやGoogleアカウントには、様々なアプリやツールが存在します。

この中のGmailアプリを使用することで、Googleドライブ、Gmailのストレージ領域内にメールを残したまま、各端末にインストールされているツールから、メールへのアクセスが可能。

この方法では、各端末のうちいずれかで開封したメールには開封フラグがたつことから、数人のグループで誰かがそのメールを処理すればよいといった業務での共有に非常に便利。
一度読んだメールのフラグを消したりといった操作も、いずれかの端末で行えば、すべての端末がGmailストレージにアクセスする都度反映されるため、便利に使えます。

ちょうど各メールのステイタスや、送受信関連の処理内容から、添付ファイル管理、メール自体の削除管理まで、グループウェアの中で1つのメールアドレスに対する処理を誰かが行った・・・といった感覚で使用できます。

Google Play|Gmailアプリ

AppStore|Gmailアプリ

ほかに、グループで利用することを前提としたG suiteというサービスがあり、一般的には有償。
このサービスを使うことで、アドレス管理などをシステム管理者として行うといった利用法各種も提供されています。

Google Cloud(G suite)| 14日間無料試用、概要ほか

Googleで他のユーザーと共有する情報を管理する

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先ほどご紹介したように、Gmailアカウント自体は、1ユーザーが使用することを目的とし、さらにそのセキュリティ面を確保するために、各種のアクセスやデータ制限が設けてあるシステム。

ですが、それを拡張したようなシステム形態を持つG Suiteには、複数ユーザーで利用するために設計されたシステム「共有メールボックス」の機能があります。

これを「『グループ』を作成して使用する」などと呼んでいます。

Googleで他のユーザーと共有する情報を管理する手順①

G Suiteでは管理コンソールから「基本グループ」を作成すると、それはメーリングリストとして使用できるタイプと同じアカウント形態を持つメールアドレスとなります。

その基本グループに所属しているユーザーはすべて、1つのメールアドレスで、そのグループ内に属しているユーザーと、メールやドキュメント、サイトやカレンダーなどを共有できます。

外部からメールを受けるときは、その基本グループの1つしかないメールアドレスで。そして各ユーザー間では、メールの共有ができるため非常に便利です。

Gmail(G suite)ヘルプ|グループを共同トレイとして使用する

Googleで他のユーザーと共有する情報を管理する手順②

G Suiteでは、ここで「ビジネス向けのGoogleグループ」を作成すると、メールに関する細かな共有設定や、文書ファイルなどの共有設定、メールによるディスカッション機能などがあることから、使い方によっては、複数の設定方法によりメールの共有と同じ機能としても使用できます。

G suite|グループ オンライン ディスカッションを管理し、参加する

Googleで他のユーザーと共有する情報を管理する手順③

そのほか、もしメールをメールそのものではなく別のファイルとして。あるいは本文だけ共有したいといったことであれば、受信したメールを無償のGoogle ドキュメントに貼り付けたりといった方法で共有することもできます。

情報だけを共有するならGoogleドキュメントという方法も!十分使えます。

Googleドライブから起動する方法と、

Google メール 共有 受信 ドキュメント

Google メール 共有 受信 ドキュメント

Googleドキュメントから起動する方法があり、本文などをそのまま保存して参照といった「グループウェア的」かつ「スナップショット型保存」などに便利に使えます。

Google メール 共有 受信 ドキュメント

Google メール 共有 受信 ドキュメント

他のユーザーとGmailを共有する場合のデメリットとは

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さて、Gmailでは非常に様々な方法で、手動から自動処理、そしてアプリやメーリングリストなどの機能を利用して、1つのメールアドレスからメールを共有できることがわかりました。

ですがこれらの方法には、システム上、あるいは運用上のデメリットはないのでしょうか?

他のユーザーとGmailを共有する場合のデメリット①情報の漏えい

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よくあるのが、グループ設定してGmailを共有していた場合や、フィルタ設定による転送などでメールを共有していた場合、また、同一アカウント/パスワードを複数ユーザーで使うことで利用していた場合では、特定の人物が退社したり、グループから抜けたりした時に、設定を削除するのを失念しがちです。

ここではこのとき、そのメール自体はもちろん、Gmailと共通の設定で使用しているGoogleアカウント内にある情報にもアクセス可能なままとなり、部外社外から重要な社内機密にアクセスできてしまう可能性もあります。

一般の社内グループウェアなどに比べて、アカウント管理からくるセキュリティを優先させたシステム設計ではなく、1人がアカウントをあらゆるネットワークや端末、アクセス先から利用することをベースとしたシステム中心であることから、このアカウントの加入、脱退管理はなかなか厄介。

セキュリティ上では、「管理コンソールのグループ」や「G suiteのビジネス向け Google グループ」といった「はじめから複数人で、1メールアドレス利用することを念頭に置いて設計されたタイプ以外での共有時」には、脱退者がいる都度、アカウントへのアクセスパスワードや設定などを細かく変更管理する必要があります。

他のユーザーとGmailを共有する場合のデメリット②グループ内の誰かが誤って情報を削除してしまう

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基本的に1人で使用するよう設計されているGoogleアカウントは、使用時の利便性に配慮して、同期によりファイル整理や最新状態で常に利用できるよう機能が最適化されています。

そのため、誰かが誤って情報を削除してしまうと、GmailのあるGoogleのストレージ内のデータも、デバイス間同期により消えてしまいます。

これを防ぐためには、メーラー側は端末内でメールをそれぞれ保管することや、幾人かの定められた管理的役割の人以外は、Gmailの削除操作などを行わないといった「人的運用」だけに頼ることになります。

その点、「管理コンソールのグループ」や「G suiteのビジネス向け Google グループ」といった「はじめから複数人で、1メールアドレス利用することを念頭に置いて設計されたタイプ」をつかったの共有がおすすめ。このときには、メールの削除などの操作権限を、所属するグループ内ユーザごとに設定管理できるため、無理をしない限りはメールが勝手に削除されたりといった可能性も少なく、セキュリティ面の要求を満たしやすくなります。

他のユーザーとGmailを共有する場合のデメリット③同一アカウント/パスワードの共有では、Gmailアカウントがロックされやすい

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先ほどご紹介したような、1人のユーザーが1アカウントを利用し、複数デバイスで最適化された最新状態で便利に使用することをメインに据えたシステム設計のため、アクセスとセキュリティ面を向上させるため、同時に複数のデバイスからアクセスしたときにはGmailアカウントがロックされます。

あるいは各デバイスで都度、大量すべてのデータをダウンロードやアップロードした時にも、アカウント自体がロックされます。

この復旧までには時間がかかることもあり、各端末や各ユーザー環境からのアクセスのタイミングが重ならないよう、さらには適度な空き時間を設けてアクセスしなければならないといった、目に見えにくい苦労がユーザー間に発生し、あまり効率的とは言えなくなってしまいます。

まとめ

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いかがでしたか?

今回はGoogleが提供する無料でもたっぷり使えるストレージサービスの中からGmailの共有について、さまざまな方法や問題点、設定に関連した情報などを含めてご紹介しました。

多数のメールのやり取りがあり、かつ複数人で同時タイミングでGmailにアクセスし、ダウンロードやアップロードするか予測しきれない、あるいはそのデータ量が多いといったときには、Gmailアカウントのロック対策が必須。

アクセスできないダウンタイムを防ぐためには、今回ご紹介した方法の中では、「管理コンソールのグループ」や「G suiteのビジネス向け Google グループ」といった「はじめから複数人で、1メールアドレス利用することを念頭に置いて設計されたシステム」を使った共有がおすすめ。

特に社内で使用する際には、現在、外部からの業務監査やシステムのセキュリティ診断で、データの保全性や保秘性、アカウントなどの部外アクセス対策などを詳細に検討評価するのが一般的。

設定されていなければ特に問題視されがちな「退社した人や部外者、自社ネットワーク外からの接続に対するアカウント管理」についてしっかり満たせる「管理コンソールのグループ」や「G suiteのビジネス向け Google グループ」がほぼシステム的なセキュリティ要求事項だと考えておくのが良いでしょう。

またGmailのアプリでは、Hotmailや社内メールアカウントなどさまざまな外部メールを共有する設定も可能。

最近インターフェースが改善し、ますます見やすくなったGmail。

普段ワンストップでメインのメーラーとして使うにも、非常に便利。

業務や趣味時間を有効に活用するためにも、一度じっくりGmailと向き合ってみるのをおすすめします!

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ミラーボール ツルピカハゲ丸
いつあの世に行ったのかわからない、そんな緑の紋付です
もともと、髪の毛が薄く、いつも地肌がほんのり光っている・・・なよ竹のミラーボール・ツルピカハゲ丸を勝手に襲名しようと思っていたら、本家がどこかに行ってしまいました。 ジジィ、はえーよ。 小さなころから家電豊富な家庭に育ち、今も現役のパソピアIQやカセットビジョンから新製品には縁のある環境。新製品も一通り押さえていますが、レトロ家電も捨てずに現役で使えるコンディションにあるのが自慢です。 製品選びのこだわりをお伝えできればと考えています。

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