送られてきたGmailの中で重要なメールだけを別に保管したい!どうしたらいい?

目次

Gmailの「重要」マーク

gmail google logo グーグル

世界各国のあらゆる言語に広く対応している無料メールで、検索大手のGoogleが提供しているGmailは、もうすっかり定番ですよね。

【公式】Gmail

Webメールからスマホアプリで使えるメールまでさまざまな利用方法があり、無料なのにストレージは15GBとたっぷり。

Gmailを申し込んだときに自動でわりあたりGoogleアカウントのサービスの中には、スマホの写真バックアップなど自動で行える他さまざまな機能も!

だから、メールの送信でも、非常に便利に使える優れものメールサービスなのです。

Gmail 画面 ログイン時 Web版

送信メールでも受信メールでも、とくに重要で忘れてはいけないメール・・・ありませんか?

うっかり誤操作で消してしまいかねないメールを「しっかり保存するための機能」も豊富なGmail。

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今回は「送られてきたGmailの中で、重要なメールだけを見やすく分類、そして保管する方法など」について、各種ご紹介します!

Gmailで重要なメールだけにつけることができる印とは?

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Webメールでは、特に送られてきたメールに対して、ラベルと呼ばれる各種のフラグや重要度設定など、さまざまな方法で、ユーザー自身が分類できる機能が豊富です。

Gmail 画面 ログイン時 Web版 重要 スター Google チェックボックス PC版

Gmailの中で特に使いやすいといわれるものとして、ユーザーが自分でつける「スターマーク」のほか、Google側が独自に判断して重要度を付けてくれる「黄色の矢印 重要マーク」があります。

メールタイトル一覧画面では、縦一列がそれぞれその項目。選択時には個別の、あるいは画面全てを一括して選択する「チェックボックス」があります。

Gmailで重要なメールだけに自分でつけることができる印:スターマーク

Gmail 画面 ログイン時 Web版 重要 スター Google チェックボックス PC版

自分でメールのタイトルや本文を見て、あとから返事をする必要があるものや、あとで時間のある時に中身を熟読したいといった重要なメールには、ユーザーが自分自身で、スターをつけてメールを保存。

タイトル一覧の中で、そのメールだけを目立たせ、さらにスターマークの有無でメールを選択して表示することができます。

Gmail 画面 ログイン時 Web版 重要 スター Google チェックボックス PC版

マイクロソフトのOutlookやYahooメールなど、他社のサービスにもこの「スターマーク」はあることから、よく使いこなせている方も多い機能です。

【一覧表示】

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【個別の画面】

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スターマークは上の画面で言う「一覧表示から」のほか、「個別のメールを開いた画面から」もマークを付けたり消したりすることが可能です。

「一覧表示から」のスターマーク設定では、各メール1通ずつを「個別にスターマーク設定」できるほか、いくつかのメールをチェックボックスで選び「まとめてスターマークを設定」することもできます。

後で読みたいときには「一覧表示から」タイトルや差出人などを見てまとめてスターマークを設定。

時間ができた時にメールを1通ずつ開いて読みながら「個別のメールを開いた画面から」スターマークを外していくことで、確実にメールを処理するといった使い方もできます。

一覧表示から各メール1通ずつを個別にスターマーク設定

一覧表示では、Gmailの受信トレイ画面の右側で、各行1メールの差出人、タイトル、日付などが並んだ左から、「メール選択用の『□』チェックボックス」の次に、白抜きの「☆」スターマークが並んでいます。

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このスターマークを1度クリックすれば、白抜きの☆マークに黄色い色が付き、スターマークの状態に。もう一度クリックすればまた白抜きに戻り、スターマークの設定がされていない状態に戻ります。

いくつかのメールをチェックボックスで選びまとめてスターマークを設定

先ほどと同じ受信トレイの一覧表示では、Gmailの受信トレイ画面の右側で、各行1メールの差出人、タイトル、日付などが並んだ左から、「メール選択用の『□』チェックボックス」の次に、白抜きの「☆」スターマークが並んでいます。

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この「メール選択用の『□』チェックボックス」を何通かまとめてクリックすれば、それぞれのメールがまとめて選択状態となります。1~複数通までOK。

この選択状態のまま、Gmailの検索窓のすぐ下の行にある「・」が縦に3つ並んだアイコンをクリック。

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開いたドロップダウンリストから「スターを付ける」もしくは「スターを外す」を選択すれば、まとめてスター設定の実行と解除が行えます。

メールを開いた画面で1通ずつを個別にスターマーク設定

メールを開いた状態で、1通ずつ個別にスターマーク設定や解除を行う時には、2つの方法があります。

まずはメールを開いた画面の右側にあるスターマークのステイタスをあらわす「☆」印を直接クリックすることで、「スターを付ける」もしくは「スターを外す」を直接実行。

この方法がもっとも見た目の上でもわかりやすい方法です。

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また、先ほどの「まとめてスター設定の実行と解除が行えるとき」に同じで、Gmailの検索窓のすぐ下の行にある「・」が縦に3つ並んだアイコンをクリック。開いたドロップダウンリストから「スターを付ける」もしくは「スターを外す」を選択することで、今見ている1通ずつの画面のメールに対して、「スターを付ける」もしくは「スターを外す」の操作が行えます。

ユーザー側で自由に、好みのタイミングで、スター設定とスター設定の解除が行えるので、重要度を表す栞やメモ代わりに、便利に使えそうです。

Gmailでグーグルが重要だと判断した場合につけられる印:黄色の矢印重要マーク

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Gmailが独自の情報収集や分析で、Gmailのサーバ内を通過するメールの中でとくに「ユーザーが見落とすと、問題がありそうなもの」に対して、自動でマークを付けてくる機能が「黄色の矢印重要マーク」です。
正式には「重要マーク」と呼ばれます。

Gmail 画面 ログイン時 Web版 重要 スター Google チェックボックス PC版 個別 内容 開封 本文 メール スター 選択 方法 まとめて 重要

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この自動でメールが「重要」として判断される過程はGmailによるユーザーごとの自動学習。その人のメールの利用状況により異なっており・・・

  • メールの相手と、その相手にメールを送信する頻度
  • 開封したメール
  • 返信したメール
  • 普段読むメールに含まれるキーワード
  • スターを付けたメール、アーカイブしたメール、削除したメール

などに対して自動的に設定してきます。

ユーザーが重要なメールではないと判断した場合には、個別のメールの「重要マークをクリック」することで、「重要マークのステイタス」を変更することができます。

さきほどご紹介したスターマークの設定解除と同じく、一覧でまとめて、一覧から1通ごと、1通ごと開封しながらの方法で設定解除が可能です。

この変更操作をユーザーが行うことで、Gmailは各ユーザーアカウントごとに学習し、ユーザーによってより使いやすい重要度設定を行うように学習していきます。

Gmailがメールに重要マークをつけた理由を確認することもできます。

メールの一覧表示や個別表示で「黄色の矢印」重要マークが表示されている画面であればどのトレイでも良いのですが、「黄色の矢印」重要マークにカーソルを合わせると、その上にグレーのウインドウが開き、それぞれのメールに重要マークが付けられた理由が表示されます。

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もしそのGmail側の判断がおかしいと感じた時も、このウインドウから個別のメールごとに変更設定を行うことができます。

設定変更後、あるいは設定を変更しなくても、ちょうどGmailの画面では、画面左側に並ぶなかから「+作成」のすぐ下にある「受信トレイ」をクリックし、その下にある「もっと見る」をクリック。

下に開いたリストの中から「重要」をクリックすると、この「黄色の矢印重要マーク」の設定されたメールだけが、画面の右側に一覧表示されます。

ですが「あまり『重要マーク』を利用しないので見なくても良い」というかたの場合には、パソコンWebメール版Gmailから「Gmailで重要マークを表示しない」方法などの設定変更が行えます。

ブラウザからWebメール版Gmailを開き、右上にある「設定」の歯車マークのアイコンをクリック。

「設定」→「受信トレイ」→「重要マーク:」で「マークを表示しない」を選択したら、下にある「変更を保存」をクリック。

これで画面表示上、「重要マーク」自体が表示されなくなります。

もし、Gmail使用開始後、たとえば画面の左側で「+作成」「受信トレイ」「もっと見る」などの下にある「重要」をクリックしたとき、画面右側表示で、重要なメールの一覧表示の各行では左から「□☆」に続いて「⇒」が黄色く表示されていない場合には、
同じ「設定」→「受信トレイ」→「重要マーク:」で「マークを表示する」を選択したら、下にある「変更を保存」をクリック。

するとメール一覧表示の各行で、「黄色の矢印」の「重要マーク」が表示されるようになります。

この「重要マーク設定/解除」方法は、非常に大切なので、覚えて細かく設定しておくと便利です。

Gmailヘルプ|Gmailでの重要マーク

重要なGmailを優先トレイに保管する

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自動処理といえば、Gmailでは「受信トレイ」の一種として「優先トレイ」という機能があります。

たとえば、未読メールの中で重要なものや、スター付きメール、その他のメールの3つのセクションで、メールが自動的に分類される機能。

自分でメールを仕分ける時にも、事前にこの機能で優先トレイに分けておけば、見逃しもすくなくなります。

重要なGmailを優先トレイに保管する手順① デバイスから優先トレイ設定を有効にする

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通常、単にGmailの使用を開始しただけでは、使える状態にはなっていない優先トレイ。

まずは、「優先トレイ」の設定を行います。

この設定は、ブラウザのWeb版の他、Androidのアプリからも設定できますが、iPhoneのGmailアプリとiPadのGmailアプリからは設定できないため、パソコンのブラウザのWeb版から設定操作が必要です。

 ブラウザからWeb版でGmailの優先トレイ設定を行う

まずはGmailのWeb版が、Desktop版として認識されているかどうかを確認/設定します。

ブラウザからGmailのWeb版を開いたら、画面左側上にある「三」に似たアイコンをクリック。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

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そして開いたフローティングウインドウの一番下で、「受信トレイ(=inbox)」「ラベル(=Label)」などが並ぶ一番下に、「View Gmail in:Mobile | Other version | Desktop」という表示が出たら、この中の「Desktop」をクリック。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

「Desktop」の文字をクリックすると、画面表示が変わります。

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もし、スマホやタブレット端末でもこの表示が出た時、かつ簡易HTML版表示ではない「標準HTMLかつDesktop版の時」には、スマホやタブレットなどブラウザからのWeb版で、優先トレイ設定ができる可能性があります。

(※注 ですが、小さな画面のスマホ系OS等で比較的最新の機種などデバイス種別が判断されるケースでは、強制的にGmailが「標準HTML」ではなく「簡易HTML」表示となるもののほか、「画面領域の一部が表示されずに固定、表示倍率などの関係で回避不可等」のケースがあります。この場合は、Desktop版から設定できないこともあります。このときはPCからWebメール版を利用し、設定を行いましょう)

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

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Desktop版に表示を設定したら、受信トレイの右上の「設定(=歯車マークのアイコン)」をクリック。

中にある「受信トレイ」とかかれた検索窓まわりにみえるタブをクリック。

すぐ下にある「受信トレイの種類:」表示のすぐ右側に見えるドロップダウンリストから「優先トレイ」の順に選択。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

画面表示が変わりますので、ここで表示する「受信トレイのセクション:」「重要マーク:」などなどの表示の有無などを設定した後、一番下に表示される「変更を保存」をクリック。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

あとは自動で、優先トレイ内の各セクションにメールが仕分け分類されます。

 Androidスマホからアプリ版でGmailの優先トレイ設定を行う

AndroidアプリのGmailでは、多少設定方法は異なりますが、設定自体は、ほぼWeb版と同じで簡単です。

アプリを開いたら、左上に表示される「三」に似たメニューアイコンをタップ。

「設定」→自分のアカウントの選択→「受信トレイの種類」→「優先トレイ」の順でタップ選択すると、優先トレイが有効化できます。

重要なGmailを優先トレイに保管する手順② やっぱり使いこなせなかった!?優先トレイ設定を解除するには?

設定した優先トレイですが、送受信通数があまり多くない方などでは「受信トレイ1つだけに絞ってやっぱり使いたい」という方もあるかもしれません。

こんなときの「優先トレイ」設定解除方法です。

画面右上に見える「設定」の歯車型アイコンをクリック。

表示された中から「受信トレイ」タブを選択。

中にある「受信トレイの種類:」から右のドロップダウンで「優先トレイ」などを選択。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

「優先トレイ」を選択した場合は、下に表示される「受信トレイのセクション:」内の項目の設定を変更するほか、「4.その他のメール」の下にリンク文字で表示される「優先トレイをデフォルト設定にリセット」などをつかって、表示項目のカスタマイズ部分を解除していきます。

最後に忘れず、画面最下部の保存を行いましょう。

Gmailを優先トレイは使えないっていう噂だけど?

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以前のGmailの優先トレイは、正直、あまり評判がよくありませんでした。

ですが現在は、優先トレイを設定しておけば、プッシュ通知を便利に設定できる点や、受信トレイ内からさらに重要なメールだけを自動で仕分けて受信トレイよりも上位に表示させるなどもできるため見易さがぐんとUP。

細かな設定も不要で、普段通りに数日から数十日使っていれば、「重要メール」などと同じで、Gmailが勝手に学習してくれ、最適な状態に仕分けてくれます。もちろん、先ほどの「優先トレイ」設定画面内の各種設定によって、設定した時点以降は学習しない設定も行うことができます。

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この学習による各トレイやフォルダへの仕分けも、先ほどの重要マークメールと同じで、重要なメールの予測を使うか使わないかといった細かな設定を行うことができます。

紹介すると非常に長くなりますので、今回は細かい部分については割愛しますが、Gmailの場合、このさまざまなトレイや機能に対する設定が細かくできる点、これを理解して使いこなせるだけで、とてもインテリジェントなAI秘書がメールを仕分けてくれているような快適さがあります。

ちょっと時間のある時、まとまった連休時などに、じっくりGmailの各種機能と向き合ってみるのもおすすめです。

重要なGmailを重要フォルダに保管する

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さて、Gmailが自動的に「重要メール」として仕分けしてくれなかったメールを、重要フォルダ(重要マーク、ラベル設定)で保存することもできます。

この操作方法を覚えておけば、画面左側にある「+作成」「受信トレイ」「もっと見る」などの下にある「重要」は・・・

  • Gmailが仕分けしてくれた重要メール
  • 自分で仕分けした重要メール

の両方を入れておくことができ、実質メーラーの中で「重要フォルダ」として利用することができます。

この重要マークのつけ方も、先ほどの☆スターとほぼ同じ。

メール1通ずつの設定のほか、一覧表示からタイトルだけで1通ずつ、あるいは画面左の□チェックボックスで選択して、まとめて設定する方法などがあります。

重要なGmailを重要フォルダに保管する手順①一覧表示から各メール1通ずつを個別に「重要マークを付ける」設定

一覧表示では、Gmailの受信トレイ画面の右側で、各行1メールの差出人、タイトル、日付などが並んだ左から、「メール選択用の『□』チェックボックス」の次に、色がついたものとついていないものが縦に並ぶ「やじるし型の重要」マークが並んでいます。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

この重要マークを1度クリックすれば、白抜きの重要マークに黄色い色が付き、重要状態に。もう一度クリックすればまた白抜きに戻り、重要マークの設定がされていない状態に戻ります。

重要なGmailを重要フォルダに保管する手順②いくつかのメールをチェックボックスで選びまとめて「重要マークを付ける」設定

先ほどと同じ受信トレイの一覧表示では、Gmailの受信トレイ画面の右側で、各行1メールの差出人、タイトル、日付などが並んだ左から、「メール選択用の『□』チェックボックス」の次に、白抜きの「⇒」重要マークが並んでいます。すでにGmail側が自動で重要と判断したものには黄色がついています。

この「メール選択用の『□』チェックボックス」を何通かまとめてクリックすれば、それぞれのメールがまとめて選択状態となります。1~複数通までOK。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

この選択状態のまま、Gmailの検索窓のすぐ下の行にある「・」が縦に3つ並んだアイコンをクリック。

開いたドロップダウンリストから「重要マークを付ける」もしくは「重要マークを外す」を選択すれば、まとめて重要マーク設定の実行と解除が行えます。

重要なGmailを重要フォルダに保管する手順③メールを開いた画面で1通ずつを個別に「重要マークを付ける」設定

メールを開いた状態で、1通ずつ個別に「重要マーク設定や解除」を行う時には、2つの方法があります。

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まずはメールを開いた画面の「メールタイトルのすぐ右側」にある「⇒」の重要マークのステイタスをあらわす「⇒」印を直接クリックすることで、「重要マークを付ける」もしくは「重要マークを外す」を直接実行。

この方法がもっとも見た目の上でもわかりやすい方法です。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

また、先ほどの「まとめてスター設定の実行と解除が行えるとき」に同じで、Gmailの検索窓のすぐ下の行にある「・」が縦に3つ並んだアイコンをクリック。開いたドロップダウンリストから「重要マークを付ける」もしくは「重要マークを外す」を選択することで、今見ている1通ずつの画面のメールに対して、「重要マークを付ける」もしくは「重要マークを外す」の操作が行えます。

Gmail 仕分け 優先トレイ 設定 画面 重要 自動 スマホ iPhone 起動

こちらもユーザー側で自由に、好みのタイミングで、重要マーク設定と重要マーク設定の解除が行え、便利に使えそうです。

重要なGmailの保存方法はアンドロイド(Android)もアイフォン(iPhone)も同じか?

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基本的にGmailの保存方法では、ミュート(=非表示)/スヌーズ/表示の復活/解除/削除などの基本各操作においてはアンドロイド(Android)でもアイフォン(iPhone)でも、アプリ同士であればほぼ同じ

ブラウザを経由したWebメール版でも、アンドロイド(Android)でもアイフォン(iPhone)間でも、そのブラウザで表示するときの形式がDesktop版であればほぼ同じです。

大きく違うのは、たとえば、一部の「設定」メニューの設定操作保存ができるかできないか。また同じブラウザで見るWebメールでも、「PC版(=Desktop版)」と「スマホ版」の間ではかなり機能面でできないことなどの違いがあり、さらに操作方法や画面レイアウトも大きく異なります。

一番操作や設定が「広汎にいじれる」のはブラウザからのWebメールでは「PC版(=Desktop版)」>「スマホ版」であること。

またスマホアプリ版では「アンドロイド(Android)」>「アイフォン(iPhone)」版の順。

さらにはブラウザからアクセスする際には、「Google chrome」>「その他のブラウザ」である点などを、よく理解しておきましょう。

まとめ

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いかがでしたか?

今回はGmailの中で重要なメールだけを保存する方法や、その他、重要メールを分類するために使える設定や機能について、簡単にご紹介しました。

冒頭にもお伝えしましたが、じつはPC(Desktop)ブラウザのWebメール版から設定変更をする項目が非常に多いのがGmail。これをしっかり自分の使い方にあわせて設定するだけで、有能な秘書を1人メール用に用意したのではないかとおもえるほど、快適に利用できます。

スマホからのみ、あるいはアプリ版だけで利用している方や、かなり古いPCやブラウザ、OS利用者の中には「自分の端末やOS、ブラウザでは、使えない機能がある」という方もあるかもしれません。

Gmail自体は、他社のメールサービスに比較しても、新しい端末に非常に迅速に対応しています。そのため、ほんの数か月たっただけでも、各端末とアプリやOSの組み合わせ次第では、劇的に利用できる機能や使い勝手が向上していることもよくあるもの。とくにAndroid端末などでは、発売直後から大部分の機能がフルに利用できる点もうれしいところ。

今すぐには便利に使えないという方でも、ほんの数か月先には、現行ハイエンド機種と変わらないほどツカエルVersionUPが行われているかもしれません!

また、今回はご紹介しきれませんでしたが、アーカイブ化して保存しておけば、不要なメールを間違って消してしまう可能性も減ります。

Gmailヘルプ | メールのアーカイブまたはミュート

しっかり操作やあらゆる機能設定方法を覚えて、いまつかえる機能だけでもしっかりと設定利用しておくのがおすすめです!

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ミラーボール ツルピカハゲ丸
いつあの世に行ったのかわからない、そんな緑の紋付です
もともと、髪の毛が薄く、いつも地肌がほんのり光っている・・・なよ竹のミラーボール・ツルピカハゲ丸を勝手に襲名しようと思っていたら、本家がどこかに行ってしまいました。 ジジィ、はえーよ。 小さなころから家電豊富な家庭に育ち、今も現役のパソピアIQやカセットビジョンから新製品には縁のある環境。新製品も一通り押さえていますが、レトロ家電も捨てずに現役で使えるコンディションにあるのが自慢です。 製品選びのこだわりをお伝えできればと考えています。

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