スプレッドシートにチェックボックスを挿入する方法を解説!

目次

今回はgoogleスプレッドシートにチェックボックスを導入する方法について説明させていただきます。
また、導入ができたあとはgoogleスプレッドシートと組み合わせることによって、より便利にgoogleスプレッドシートのチェックボックスを活用できるように工夫していきたいと思います。

googleスプレッドシートのチェックボックスを導入

googleスプレッドシートにはチェックボックスの機能がありませんでしたので機能のアップグレードまでは擬似的なチェックボックスを使用してきましたが、2018年に入り、チェックボックスの機能がgoogleスプレッドシートに追加されました。

チェックボックスはExcelで使用してきた方も多いと思います。チェックボックスの利用によって作業の失念をチェックする仕組みやデータの登録において条件が異なる際の切り分けなどを行うことができます。

前置きが長くなってしまいましたが、googleスプレッドシートでのチェックボックスを設定する作業をしていきましょう。

チェックボックスを設定する方法は2つあります。まずは簡単にチェックボックスを設定できる方法から説明したいと思います。

①挿入タブを使用する

まずはチェックボックスをつけたいセルを指定します。ここでは複数のセルについて選択します。
次に挿入タブを押して一覧を表示させます。一覧の下側にチェックボックスという項目がありますのでチェックボックスを押します。

chkbox1

chkbox2

チェックボックスが設定できました!
思われていたより簡単だったのではないでしょうか。
チェックボックスにチェックをつけるとどのように表示されるかみてみましょう。

チェックをつけると予想通りボックスにチェックがつきますが、対象のセルを選択するとチェックがついている場合にはYES、ついていない場合にはNOがついています。この値を活用することでさまざまな仕組みを作ることができます。

この仕組みを使った方法については後程解説させていただきます。

また、このチェックボックスは色や大きさを変えることもできます。やり方は簡単で対象のセルを選び、スプレッドシート上で色や大きさの書式を変えることでチェックボックスの見せ方を変更できます。

実際にやってみましょう。
まずは対象のセルのフォントサイズを拡大させます。次にチェックボックスの色を赤色に変えてみましょう。どのように行うかというと対象のセルを選んでいただき、フォントの色を赤色に変えます。たったこれだけです。この作業でチェックボックスの色が赤色に変わります。

次は背景の色を設定します。既に想像がつくかとは思いますが、方法としては対象のセルを選択したうえで背景の色を変えます。この作業で背景の色が変わります。ここでは背景に薄い赤色を設定してみたいと思います。

これらの設定を反映したチェックボックスが以下の画像です。

chkbox3

上から2つめのチェックボックスはフォントサイズを大きくしています。3つめのボックスはフォントサイズを大きくしたうえでフォントの色を赤色にかえています。最後のチェックボックスではサイズと色を変えたうえで背景色も変更しています。

対象のチェックボックスを目立たせたいときはこれらの設定を活用してみましょう。

②データの入力規則からチェックボックスを作成する

先ほどは挿入タブからチェックボックスを作成しましたが、続いてはデータタブの入力規則からgoogleスプレッドシートのチェックボックスを作る方法についてご紹介いたします。

まずはチェックボックスを作成する範囲を選んでください。

選んだ後、データタブより入力規則を選択します。選択するとデータの入力規則画面が表示されます。

chkbox4

表示を確認したら条件を選び、チェックボックスを設定してください。

このまま保存ボタンを押してもチェックボックスを作成することはできますが、せっかくの機会ですので色々とカスタマイズしてみましょう。

まずは「カスタムのセル値を使用」するについて使い方を確認します。

先ほどご説明した挿入タブによって設定したチェックボックスを思い出してみてください。

作成したボックスにチェックをつけた上でチェックボックスの設定されているセルを選択すると、入力した値を示す箇所にTRUEが表示されています。

chkbox5

一方、チェックがついていないボックスの設定されているセルを選択すると、FALSEが表示されています。

このように何の設定もせずにチェックボックスを入れた場合、チェックをつけたらTRUE、つけなかったらFALSEが設定される仕組みになっています。

ここでようやく先ほどの「カスタムのセル値を使用」に戻ります。
設定できる項目が2つ、”チェックマーク付き”と”チェックマークなし”があると思いますが、ここに値を入力することによってチェックをつけたとき、はずしたときにどの値がセルに設定されるかを決めることが可能です。

文字だけでは分かりにくいので、実際に作業しながら確認してみましょう。

まずはデータの入力規則画面で「カスタム値を使用」にチェックをつけてください。
その次に、チェックマーク付きの項目に”そうです”、チェックマークなしの項目に”ちがいます”を入力してください。

chkbox6

上の画像通りに設定できましたら保存ボタンを押してください。
googleスプレッドシート上にチェックボックスが作成できました!

それでは設定どおりにチェックボックスが作成できているかを確認してみましょう。

まずはボックスにチェックをつけ、セルを選んでみてください。

chkbox7

無事、”そうです”が表示されました!

続いて、チェックをはずしてセルの値をみてみましょう。
こちらも想定どおり、”ちがいます”が表示されると思います。

長くなってしまいましたが、これが「カスタム値を使用」の使い方です。

他にも無効なデータの場合、デザインなどの設定が可能です。あわせて認識してしまいましょう。

無効なデータの場合にかかる設定ですが、この設定を行うことによって定められた入力値以外の情報が入力された場合にアラートが出力される仕組みになっています。

警告を表示を選んだ場合、対象のセルにチェックボックスのリスト以外の項目が入力されるとセル上に赤いマークが付き異常な値であることがわかる仕組みとなっております。

一方、入力を拒否を選んだ場合、対象のセルにリスト以外の項目を入力した際にはエラーメッセージが大きく表示され、そこから先の作業には進めなくなっています。文字通り入力を拒否します。

この無効なデータの場合の取り扱いですが、googleスプレッドシートのチェックボックスを活用してどのような業務を行うのかによってどちらのアラートを出すかが決まってくると思います。

セルに対してある程度の柔軟性を許可するかによっても異なるとは思いますが、如何せん今回はチェックボックスの機能であるため、個人的には柔軟性は必要ないと思いますが。(入力を拒否でよいのでは?と思います。)

最後にデザインの検証ヘルプテキストを表示するについて解説いたします。

データの入力規則画面にはデザインの項目に検証ヘルプテキストを表示と記載されたチェックボックスが存在します。
このチェックボックスにチェックを付けると文字が入力できるテキストボックスが表示されます。

このテキストボックスに何らかの文字を入力し、保存ボタンを押下することでgoogleスプレッドシートにチェックボックスが完成します。

チェックボックスにカーソルを合わせると検証ヘルプテキストを表示の箇所で入力したテキストが表示されます。

このように検証ヘルプテキストで入力した値はカーソルをボックスるに合わせたときに表示されるものですので、チェックボックスについてどのように作業してほしいかを入力することによって利用者をサポートすることができます。

これでgoogleスプレッドシートのチェックボックスにおける設定とチェックボックスに関連する入力規則の設定が完了しました。

保存ボタンを押してチェックボックスを表示してみましょう。上記で設定した内容が反映されたチェックボックスが出力されていると思います。

以上でgoogleスプレッドシートのチェックボックスの設定に関する説明は完了です。続いてはチェックボックスと条件付き書式を連動させた仕組みについて説明させていただきたいと思います。

チェックボックスと条件付き書式の連動

続いてはgoogleスプレッドシートのチェックボックスと条件付き書式を連動させる方法についてご紹介いたします。

チェックボックスについては先ほど作ったものを流用したいと思います。

ご紹介したとおりチェックボックスをつけるとセルの値が連動して変更します。この連動を条件付き書式で活用したいと思います。

仕組みは簡単なものですが、チェックボックスにチェックをつけると対象のセルに色がつくようにしたいと思います。

それでは作成していきましょう。
条件付き書式を選び、セルの書式設定の条件で完全一致するテキストを選択し、テキストボックスに"そうです"を設定してください。

その次に書式設定のスタイルを選びます。ここではデフォルトの赤色を選択します。

chkbox8

以上の条件で完了ボタンを押すと条件付き書式が反映されます。その後、実際にチェックをいれてみましょう。

chkbox9

チェックを入れたセルが設定どおりに赤くなっています。
想定通り動作しました!

これで条件付き書式とチェックボックスリストの連動した設定が完了しました。

まとめ

この記事ではgoogleスプレッドシートのチェックボックスについて説明させていただきました。
チェックボックスにつきましては以下の項目について説明をさせていただきました。

①直接入力によるgoogleスプレッドシートのチェックボックス作成方法
②入力規則を使用してのgoogleスプレッドシートにおけるチェックボックス作成方法
③チェックボックスでチェックがされた際にどの値を設定するかをカスタマイズする機能の活用
④入力規則画面の各設定値についての説明
⑤googleスプレッドシートのチェックボックスと条件付き書式を組み合わせる方法

これらについて説明をさせていただきました。項目としては多くなってしまいましたが、実際に作業していただくと思ったよりも簡単にgoogleスプレッドシートのチェックボックスが作成できたのではないでしょうか。また、ただ単に作成するだけでなく各種の設定を行うことでより便利に使えるようになったと思います。

今回お伝えした設定方法だけでも設定の仕方によって様々なことを実施することができます。

業務でスプレッドシートを使用している場合、その業務においてどのようなチェックボックスを使えばよいかを考えて頂き、さらにどのような設定ならばより効率的に業務を行うかを考えた上で、googleスプレッドシートのチェックボックスを活用しながらスプレッドシートの構成を作成するとよりよいシートが完成すると思います。

以上でgoogleスプレッドシートのチェックボックスについての説明は終わりです。新たにスプレッドシートを作成する際に上記の説明を参考にして頂けると幸いです。

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たなか かな
多くの方に役立てるよう頑張ります。
2018年よりお世話になります。 家電やソフトウェアについてそれなりに詳しいと思います。 情報を紹介するとともに自分も詳しくなろうと思います。

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