googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成しよう!連動方法とは?

目次

googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成しよう!

この記事ではgoogleスプレッドシートにおいてプルダウンリストを作成する方法についてご紹介したいと思います。

企業で使われる表計算ソフトといえばMicrosoftのExcelでしたが、最近では同様の機能を持つgoogleスプレッドシートの利用も多くなってきています。

googleスプレッドシートを使用していると特定の項目群について頻繁に使用することがあると思いますが、そのようなタイミングで活躍するのがgoogleスプレッドシートのプルダウンリストです。

例えば、特定のセルにイチゴやバナナなどの果物を毎回入力している場合、プルダウンリストを設定することで作業効率の向上が見込まれます。

では、早速ではありますがgoogleスプレッドシートのプルダウン設定方法を解説していきたいと思います。

googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法とは①リストを直接指定

まずは、googleスプレッドシートを開いてください。

開いていただきましたらプルダウンリストを設定する範囲を選択した上で、スプレッドシートの上部にある「データ」を選択してください。選択すると「データ」における機能一覧が表示されると思います。
一覧が表示されましたら次は一覧より「データの入力規則」を選んでください。※画面上の背景が灰色になっている項目です。
プルダウン設定

選んでいただきますと「データの入力規則」画面が現れますので、”条件”のボタン(赤い枠で囲っている部分)を選択します。

プルダウン設定2

ボタンを押すと条件の一覧が表示されますので、一覧より「リストを直接指定」を選んでください。

プルダウン設定3

上記作業を行いますと、「リストを直接指定」の横にテキストボックスが表示されます。そのテキストボックスに設定したいリストの値を入力してください。尚、複数データを入力する場合は、文字と文字の間に半角カンマを入力してください。
※ここの例では、営業部,人事部,総務部,業務部と入力しています。文字と文字の間には半角カンマを設定しています。

入力値が設定したい項目になっていることを確認し、保存ボタンを押してください。

プルダウン設定4

尚、ここで表示されている条件の説明をさせていただきます。

「セルにプルダウンリストを表示」
⇒このチェックボックスにチェックをいれることでスプレッドシートのセルにリストであることを示す"▼"が表示されます。

「無効なデータの場合」
直接入力や範囲指定による方法でプルダウンリストを設定したにもかかわらず、入力ミスや選択ミスによって指定項目以外の値が特定のセルに入ってしまう可能性があります。
この間違った値を入力できないようにする機能ですが、"警告を表示"にすると、その名の通り警告が表示されます。
一方、入力を拒否にすると"問題が発生しました"という画面が出てきて入力自体を行うことができないような仕組みになっています。上記の設定には、間違った入力を禁止するか注意を促すようにするかの違いがあります。

これでgoogleスプレッドシートにおけるプルダウンの設定が完了しました。

それでは、googleスプレッドシートよりきちんとプルダウンが設定されていることを確認してみましょう。

プルダウン設定5

プルダウンリストがセルに表示されていますね。また、設定したリストの値(営業部,人事部,総務部,業務部)もきちんと設定されています。

以上がgoogleスプレッドシートにおけるプルダウンのリストを直接指定する方法でした。

次は範囲指定でプルダウンリストを設定する方法について解説していきます。

googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法②範囲指定

上記ではスプレッドシートにてプルダウンを作成する際に直接入力する形式で作業をしましたが、範囲指定による方法でプルダウンリストを作成することも可能です。
直接入力でgoogleスプレッドシートにプルダウンリストを作る方法も使いやすい機能ではありますが、項目値が多くなってしまった場合や項目値を修正する場合、並び順を変更する際は少し手間がかかってしまいます。このような変更を行う場合は少し触れた範囲指定でプルダウンリストを作成する方が作業効率が高いです。また、セル上にリストに何が設定されているかが確認できるため修正や追加が簡単に行えるようになります。

前置きが長くなってしまいましたが、こちらについても実際に作業してみましょう。

まずはプルダウンリストに表示させたい項目をセルに入力します。
この例でもさきほど入力した値(営業部,人事部,総務部,業務部)を使いますが、先ほどとの違いはスプレッドシートのセルにこれらの値を入力しているところです。

プルダウン設定6

その後はさきほどと同様、スプレッドシートの上部にある「データ」を選択し、「データ」における機能一覧より「データの入力規則」を選んでください。
画面が出てきたら条件を「リストを範囲指定」に設定してください。
プルダウン設定7

設定した後は、リストの項目を設定する必要があります。赤枠の部分を押下し、先ほど項目を入力した箇所を指定してください。

プルダウン設定8

範囲を設定しましたらgoogleスプレッドシートのプルダウンリストにおける範囲指定の設定は完了です。

お手元のスプレッドシートで表示を確認してみてください。さきほど直接指定したものと同様のプルダウンが表示されると思います。

googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法③未入力の作り方

定められた入力値をリストから選択するプルダウンリストですが、中には対象データが無い場合も存在します。
そのような場合、何も入力せずに空白のままでもよいとは思いますが、入力者以外の他の人が見た時は、対象データが空白の場合、入力を忘れているのかそれとも対象データがなかったのかを判断することが難しくなってしまいます。

このように項目の値として空白がふさわしくないときは"ー"(ハイフン)などの記号をいれるのも選択肢のひとつです。
”ー”(ハイフン)を入力することで入力者、確認者ともに曖昧な認識をしないですみます。

それでは、googleスプレッドシートのプルダウンリストに”-”を設定していきましょう。

まずは今までと同じようにgoogleスプレッドシートをひらきます。

プルダウン9

先ほどと同じようにデータの入力規則画面を開きます。
今回は範囲指定ではなく、リストの項目値を直接入力していきます。
ここで、各項目の値を入力した後、ハイフン(-)も続けて入力してください。そのように入力することで無効な値を意味するハイフン(-)を選択することができます。

プルダウン10

ここでは特段説明はしませんが、無効な値をハイフン(-)として、何らかの関数や条件付き書式を用いて無効な値であることを表示することもできます。

googleスプレッドシートでプルダウンリストへ連動して色付けする方法①セルの一部へ色付け

続いてはスプレッドシートで項目選択後、連動してプルダウンリストに色を付ける方法についてご紹介いたします。

プルダウンリストの設定によって選べる項目を限定した後に特定の項目が選ばれた場合のみ対象のセルに連動して色を付けることができます。

googleスプレッドシートではExcelと同じように条件付き書式を設定する事ができます。気付かれた方もいるかもしれませんがgoogleスプレッドシートでもこの条件付き書式を活用して特定の項目が選ばれた際に色をつけます。

ではこちらも作業を進めていきましょう。
まずは先ほどと同じようにプルダウンリストを設定します。

ここでは先ほど設定を行ったリストを活用することとします。
プルダウンリストから人事部を選んだ場合に対象のセルを赤くするという設定を条件付き書式にて行います。

プルダウン11

セルの書式設定の条件に"完全一致するテキスト"を設定します。その後、テキストボックスに"人事部"と入力します。
書式設定のスタイルにはカスタムを選択し、塗りつぶしの色を明るい赤色2を選びます。この設定をすると以下の画像のようになります。

プルダウン12

これでgoogleスプレッドシートのプルダウンリストで特定の値を選んだ際に条件付き書式を活用して連動して色をつけることができました。

まとめ

この記事ではgoogleスプレッドシートのプルダウンリスト設定について以下のことについて説明させていただきました。

①プルダウンリストの設定方法1(直接入力)
②プルダウンリストの設定方法2(範囲指定)
③項目設定のミスをなくす設定
④プルダウンリストに色を付ける方法

上記の設定方法について、ご理解頂けたでしょうか?

いままで直接入力でスプレッドシートに値を入力していた場合、上記のプルダウンリストを活用することによって作業効率の向上、入力ミスの削減及びデータ値の統一化が図れます。
また、プルダウンリストを設定した後はExcelと同じようにgoogleスプレッドシートでも条件付き書式を活用することで対象の項目が選ばれた時は対象のセルに色をつけることができます。
これによって業務を行う際に注意を促すことができます。

以上、googleスプレッドシートにおけるプルダウンリストの設定方法をご説明いたしましたが如何でしたか?
googleスプレッドシートのプルダウンリストなどをはじめとしたスプレッドシートの機能をフルに活用し業務の効率性を高めていきましょう。

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たなか かな
多くの方に役立てるよう頑張ります。
2018年よりお世話になります。 家電やソフトウェアについてそれなりに詳しいと思います。 情報を紹介するとともに自分も詳しくなろうと思います。

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