スプレッドシートでログインせずに編集したり、ログインできないときの対処法!

この記事を執筆するにあたって

googleスプレッドシートはgoogleドキュメントや、googleフォトと並ぶ大変便利なサービスです。googleのアカウントを取得すれば、クラウド上にデータを保管しておけるので、いつでも何処でもスマホやパソコンからデータにアクセスし、そのデータを閲覧、編集、印刷する事ができます。また、そのデータのリンクを取得し、一部のひとに教えれば、それを共有することも出来ます。また最近ではgoogleのアカウントにログインしなくてもデータ編集をする事も可能になりました。これにより、より多くのビジネスシーンでの利用が可能になりました。

Written By アテ ワン

目次

スプレッドシートでログインせずに編集したり、ログインできないときの対処法

googleスプレッドシートというサービスをご存じのひともおおいことでしょう。しかし、実は、すこし弄ればもっと便利に使いやすくなるということを知らないひとも少なくないかも知れません。
たとえば、googleスプレッドシートはわざわざgoogleアカウントでログインしなくても編集することが出来てしまうんです。
今回はそんな超便利なサービス、googleスプレッドシートのログインせずにデータ共有をする方法について解説をしていこうと思います。是非参考にしてみてください。

googleスプレッドシートをログインしなくても編集する方法とは?

googleスプレッドシートのログインしなくても編集する方法が解ると、仕事の幅や、データ管理の方法がぐっと広がります。是非やり方を覚えておきましょう。

googleスプレッドシートへログインしなくても編集する手順①データを準備する

googleスプレッドシートをログインしなくても編集出来るとはどういうことでしょうか。
いままでは、googleスプレッドシートはログインをしなければ編集をする事が出来ませんでした。
しかしながら、現在では、そのデータ毎に、編集を出来る権限の範囲を選ぶ事が出来る様になりました。ですので、データの設定を弄ることで、そのデータを他の人もログインしないで編集出来る様になったのです。そのやり方をマスターできればより多くの場面でgoogleスプレッドシートを活用出来ます。ですのでその方法を解説していきましょう。
先ずはデータを作りましょう。今回は検証用に適当なデータを作成します。

何かしらのデータを作成したら次の実際に共有していく場面に移ります。

googleスプレッドシート へログインしなくても編集する手順②共有可能リンクの取得

共有可能リンクの取得をします。
方法は以下の様になります。

  • 画面の右上にある共有を選択する
  • 「共有可能なリンクを取得」をクリック
  • 閲覧をしても良い人にそれを教える

スプレッド シート ログイン

これでログインしなくてもインターネットのサイトのように、ログインしなくてもデータを閲覧することが出来る様になります。

googleスプレッドシート へログインしなくても編集する手順③編集権限の設定

さらに、編集をする事が出来る様にするにはもうひと手間必要です。
共有からリンクを取得すると、権限を弄ることができます。

スプレッド シート ログイン

ここで、リンクを知っている全員が閲覧可となっているので
リンクを知っている全員が編集可とします。
すると、リンクを知っているだけで、ログインしなくてもそのデータを編集することが出来ます。

基本的にはスプレッドシートのデータはログインして編集をしますが、この共有リンクという機能があることで、誰でもリアルタイムに編集をすることができます。
営業職の人などが、案件を共有し、終ったところに印をつけたり進捗状況を入れたりして使う事ができます
これがスプレッドシートの真骨頂です。

googleスプレッドシートを使うメリット

しかし、そんなgoogleスプレッドシートですがどんなメリットがあるのでしょうか。正直エクセルで良いのでは?そんなことはありません。googleスプレッドシートのメリットを紹介していきましょう。

googleスプレッドシートを使うメリット①:スマホ一個で情報の共有が出来る

スマホでの情報共有と言えばLINE、メール、snsなどさまざまなものが思いつきますが、このスプレッドシートは実に便利です。
仕事の進捗情報を一目でみれる表を作ってリンクをチームで共有しておけば、わざわざ連絡を取り合わなくてもそこにアクセスして、すぐに見ることができます。
電話などですと相手の状況で連絡を取れないなどのこともありますが、スプレッドシートに記入していく方式であれば、そんな心配もいりません。

googleスプレッドシートを使うメリット②:エクセルと同じ機能が使える

googleスプレッドシートはエクセルと同じ機能が使えます。
いままでわざわざ事務所に戻ってから、入力して共有していたデータも、スマホで、出先から入力できます。
勿論その情報は入力した瞬間にすでに共有の対象となっています。
じつに便利な機能と言えるでしょう。

googleスプレッドシートをログインなしで編集できるようにする場合の注意点とは?

googleスプレッドシートをログインなしで編集できるようにする場合の注意点①リンクが漏れないようにする

まず大前提として、リンクが知られると、情報はダダ漏れになるわけです。
ですので、リンクの管理はしっかり行うべきでしょう。
当然、掲示板などに貼るわけにはいきませんし、出来ればプライベートなメールを使って教えたいものです。
また、リンクを貼ったメールを転送など行うことも出来れば禁止したほうがよいでしょう。
転送や返信は、意図しない宛先が入っていて、情報が漏れる原因の一つになっていますから出来る限り避けたい手段の一つです。

googleスプレッドシートをログインなしで編集できるようにする場合の注意点②権限の変更という設定がある

個人的にはこれの有用性があまり解らないのですが、権限の変更という設定があります。

つまり、だれが編集して良いかと言う権限を変更出来る権限の範囲をいじれるのです。
これも他のユーザーに権限を与えることが出来るのですが危険ですよね。
実際に規模の大きな会社などで、役職持ちのひとなどは、いちいち権限を持てないと仕事にならない場面とかもあるので一概に言えませんが、
出来れば、この設定はオーナーのみにしておいた方がよいでしょう。

googleスプレッドシートのデータを守る方法

googleスプレッドシートはだれでも簡単に操作することが出来ます。ですが、その分リスクもあります。そのリスクを軽減する方法も紹介しましょう。

googleスプレッドシートの一部を保護する

情報漏洩は、リンクの共有を徹底するしかありませんが、万一別の人が入ってきたり、あるいは、始めて弄る人が入ってきた時に
重要な関数が入っていたり、変更をして欲しくない場所というものがあったりします。
そんな場所をスプレッドシートでは保護することが可能です。
保護する方法は以下のようになります。

  • 保護したい場所を覆う
  • 右クリックする
  • 範囲を保護を覆う
  • 「保護されているシートと範囲」が開く
  • 権限を設定で設定を行う

スプレッド シート ログイン

これで自分のみに設定をすれば自分以外のひとは触っても変更する事が出来ない場所を設定することができます。

googleスプレッドシートをログインせずに共有する場合アカウントは必須なのか

googleスプレッドシートをログイン無しで共有しようと思った時にひとつ心配になるのは、相手もgoogleのアカウントを持っていないと編集出来ないのではないか、ということですよね。
じつは、googleスプレッドシートを編集するのにアカウントは必要ありません。
しかしながら、それは便利であると同時に、危険でもあります。
リンクをしっている人が皆、閲覧、編集可能な場合、相手が誰なのかわかりません。
ゲストとかかれた誰かが自由にデータ改ざん出来る訳ですから、ログインなしで編集出来る様な設定にする場合には、その点のリスクも充分に頭に入れておく必要があるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はgoogleスプレッドシートのログインしないで編集を出来る様にする方法について解説をしてきました。いくつかポイントがあったので再度おさらいしていこうと思います。

  • googleスプレッドシートは共有の設定をすることで、閲覧、コメント、編集をログインしないでも出来るようになった
  • googleスプレッドシートの設定を変えるには共有から行う
  • googleスプレッドシートの権限は閲覧、コメント、編集とあり、編集をしてもよいようにするには編集を選ぶ必要がある
  • googleスプレッドシートはこれによってより多くの場面での使用が可能になった。
  • googleスプレッドシートの編集をリンクの知っている人で許可する場合はリンクの取り扱いに充分注意する
  • googleスプレッドシートは閲覧、編集以外にも、部分的に権限を変える方法もある
  • googleスプレッドシートの権限をいじれる設定もあるので、そこはオーナーのみにしておくべき

以上が今回のポイントです。googleスプレッドシートは大変便利なサービスであると同時に、一歩間違えば簡単に情報漏洩にも繋がります。くれぐれも取り扱いには注意しましょう。

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アテ ワン
読者がほしい家電を見つけられるような記事を書いていければと思っています。
2018年8月より参加させて頂いております。家電の魅力が楽しく伝わればと思っております。家電をネットで買うメリットは商品比較が非常に簡単にできる事と、説明書と使用レビューを同時に見ることで使用したときの実感が自宅にいてすぐにわかることです。

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