googleドキュメントをオフラインで使う方法を解説!

目次

Google ドキュメント オフライン使用術

Googleといえばインターネット検索の結果が正確で、昔はYahoo!などポータルサイトの検索機能を受け持つ下請的な存在でした。それが今では、検索ビジネスで大成功を収め、無料クラウドサービスでも大きな成功を手にした巨大組織です。

Googleドキュメントはオフラインでも大丈夫

Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、更にはGoogleプレゼンテーションなどOffice系アプリは、Googleでも揃っています。こうした無料のビジネス系アプリはGoogle以外にも沢山ありますが、Googleの最大の特徴はなんでしょうか?

それはインターネットに接続できるパソコンがあれば、アプリのインストールの必要がなくブラウザから使えるという敷居の低さです。特に学校のように、一度に大量のPCが入れ替わるようなところには、インターネット環境とブラウザがあれば使えるので、導入しやすく指導の面でもシンプルでやりやすいといえます。

パソコンやスマートフォンが大量に普及して、インターネットもすごい勢いで整備されて、ネットにつながりやすい環境が整ってきています。しかし、学生さんや事務系の人たちのように一か所に留まってPCを使う人たちは、現在のネット環境は十分なものかも知れません。

しかし、営業マンに代表されるような、外出や車での移動が伴う仕事の人はどうでしょうか?通信制限を気にせず、使いたいだけ使える人はまだまだ少ないと思います。

以前、GoogleドライブやGoogleドキュメントを使ってる比較的小規模な食品会社の営業マン数人に、訪ねたことがあります。「肝心なところで、ネット環境がなくて困ったことはありますか?」というものです。そのとき、5つほど失敗談が上がりました。

【事例1】 事前の準備不足・確認不足で、スマホがスピード制限、WiMAX充電切れということがあった。

【事例2】訪問先は、街中なのでWiMAXで十分と思っていたら、着いた先はビルに囲まれた建物の一室(スナック)。窓を隠したようなレイアウトで、オフラインのため紙資料の補足をPCで行えなかった。

【事例3】倉庫内の一画に作られたプレハブが事務所の会社。Googleドキュメントで価格確認をしようと思ったが、Wimaxがオフラインになり、鉄で囲まれたような場所では使えなかった。

【事例4】 LTEでほぼどこでもオンライン状態を保てるようになったが、速度制限にかかって、何もできなくなった。

【事例5】Googleドキュメントの資料確認をコンビニのWiFiで行おうとしたら、スピードが遅くて何もできなかった。

大きな会社ではシステム部門が簡単に解決しまうような問題も、小さな会社にはそれがないので、実践の中での手探りが続くようです。報告資料、価格表、製品写真、届出用紙、通達事項など計算の必要性が低いものは、Googleドキュメントで管理、共有することで若手中心にIT化を試していると先ほどの営業マンたちは話していました。

Googleドキュメントをオフラインで使用する方法

ところが、ある日若手の営業マンがスマホのGoogleドキュメントをいじっていたら、オフラインボタンがあることがわかり、オフライン設定をして外出。隙間時間に報告資料を作成して、社に戻ると報告資料がきちんと同期されていて感動したということも話していました。これまでは、会社に戻ってから30分前後かかっていた報告資料作成作業が、今では隙間時間を使って車内で記入することで、30分前後時短できるようになったとのことです。

Googleドキュメントをオフラインで使用する手順-Android編-

ホーム画面 スクショ

三角矢印の先に見える「ドキュメント(Googleドキュメント)」をタップ。

gmail

次にドキュメントファイルを開き三角矢印の先に見える「点点点」をタップ。

gmail

ズラッと出てきた中から三角矢印の先に見える「オフラインで使用可」をアクティブにするだけで、オフラインでもファイル修正ができるようになっています。

Googleドキュメントをオフラインで使用する手順-PC編-

7、8年前までは、GoogleGearsとかGearsと呼ばれたGoogle提供のアドオンソフトがありました。

Google Chromeにこのソフトを組み込むことで、Google ドキュメント、スプレッドシート、カレンダーなどが、オフラインでも確認できたり、修正できるようになりました。

当時、夢のような近未来が、こういうことから始まるのかと思えるほど、驚きのテクノロジーでした。

このような技術が今日では、HTML5としてブラウザーの中に最初から組み込まれていて、ブラウザーがあれば、Googleドキュメントのように、オフライン / オンライン関係なく、まるでひとつのアプリケーションのように動く時代になりました。

さて、Googleドキュメントをオフラインでも確認できたり、修正できたりする設定方法は以下のような手順になります。

google

ブラウザ Google Chromeを立ち上げ、赤丸内に見える「アプリ」をクリック。

google document

表示されたアプリケーションの中から赤丸内に見える「ドキュメント(Googleドキュメント)」をクリック。

google document

赤丸内に見える三本線をクリック。

google document

一覧表示されたメニューの中から「設定」をクリック

google document

オフライン右横にあるスイッチをアクティブにして設定完了

3.Googleドキュメントはオフラインでどんな事ができるの?

高速道を使った移動、山越えするような200~300Kmの車での移動など、2、3年くらい前までは、仕事での移動時にオフラインになることは、結構ありました。移動中、道が不安になりLTE接続でナビ代わりにスマホを使ったりすると、翌日は接続のスピード制限で、メールの受信もままならない状況に追い込まれたりしたものです。それに月初めに速度制限に引っかかると月末まで制限がかかるという拷問のようなプランが当時ありました。

Google ドキュメントのオフラインでできること

WiFi接続できるフリースポットもビジネス・ホテル、コンビニ、高速道サービスエリアなど、接続スピードや安全性に問題を抱えながらも、繋がるありがたい無料サービスがどんどん充実してきました。

このままだと、後5年もすれば夜道の街灯のように、WiFi接続環境が整えられるかも知れません。それまでの隙間をうめる技術かもしれませんが、Googleドキュメントのように、オフラインを感じさせない動きをするアプリケーションは非常にありがたいものです。

googleドキュメントがオフライン時に頻繁に「接続を試みてます」となる⁉︎効果的な対処方法とは?

Googleドキュメントのオフライン設定、上記「3.Googleドキュメントをオフラインで使用する手順 -PC編-」の設定をしないままオフラインで、Googleドキュメントのファイルを開こうとすると、「オフラインになっています。一部の機能はご利用いただけません。」というメッセージが出て操作できなくなります。このメッセージがでるときは、オフライン設定を行うことで解決されます。
このエラーは解決がむつかしいようです。ただ想像で語るなら、同一アカウントのPCやAndroid端末が複数台ある場合、例えばPCが2台、Android2台に、全てが同じGoogjyleアカウントが設定されているとき、ファイルの競合を避けて先ほどのメッセージが出てくるのではないかと思われます。
しかし、このメッセージが出ても、オフラインでGoogleドキュメントが編集可能なAndroid端末(オフライン設定可能)があるはずですので、それほど支障はないはずです。

googleドキュメントがオフラインで使えない!対処方法とは?

繰返しになりますが、Googleドキュメントは、オフラインでも使うことができます。しかし、現時点では事前に設定しておかないとオフラインで使うことはできません。
ネットワークやインターネット接続のトラブルが発生してから、Googleドキュメントをオフラインで使おうとしても、使えません。

オフラインでもファイルを確認したり、修正したりできるようにするためには、Googleドキュメントをオンライン状態のときに、オフライン時に使えるように設定しておかないといけません。

googleドキュメントがオフラインで使えない場合の対処法①

ホーム画面 スクショ

ホーム画面から赤丸内に見える「ドキュメント」をタップ。

google map
「三本線」をタップ。
    ↓
メニュー一覧の中の「設定」をタップ。
    ↓
オフラインのスイッチをアクティブにする。

以上です。

googleドキュメントがオフラインで使えない場合の対処法②

Googleドキュメントのオフライン設定がうまくいかないときの2つ目の設定方法です。

ホーム画面 スクショ

ホーム画面の赤丸内に見える「ドキュメント」をタップ。

google map

ファイルの横にある「点点点」をクリック。

google map

下からセリ出てきたメニューの中から、オフラインで使用かをアクティブにして設定終了。

同じような設定が至る所にあるというのはまだまだ改良のあるということなんだと思います。今後洗練されたアプリケーションになり、前触れもなく素晴らしい状態で「ドン!」と出てくるんでしょう。

以上で、Googleドキュメントをオフラインで使う設定方法を中心とした使用方法を終わりたいとおもいます。

では、最後にまとめをしておきます。

まとめ

いつの間にか、こんなに素晴らしいものになっていた Googleドキュメント。これはすごいことだと思います。

意識せずに今回は使った両面印刷まで対応した作りには「へー!すごいなあ」と思わされました。印刷結果もいい感じです。

ドキュメントの共有も、この見せ方はスゴイです。今までメールに添付したり、Dropboxだったり、Evernoteだったり、ファイル単位の動きばかりに、気を取られていたらこうなってるんですよねー、今は。

オフラインでの動作も快適。自分でオフライン環境をつくって、Googleドキュメントで、スマホに文字入力、それをオンラインに変えて、どのようにして同期するのかと思っていたら、もう同期終わってる。手品みたいです。

さて、今回はGoogleドキュメントで、
オンライン環境→オフライン環境→オンライン環境と一日の中で変わっても、同期はうまく行われるのかの確認と パソコンやデバイスの設定方法を調べてみました。

Googleドキュメントのオンライン / オフラインというのは、このオンライン / オフラインが、シームレスに繋がりあっていく技術だと思います。今どうなのかではなく、会社に帰れば、結局全て同期されて、結果オーライというものでしょう。

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