スプレッドシートでグループ化ができる！方法や注意点とは？

Googleスプレッドシートのグループ化を行う方法①

グループ化の活用法ですが、複数のグループがあり、グループの下に大量のデータがある場合、個別のデータがすべて表示されているため、それぞれのグループについて概算の数字だけを確認することが困難な状況です。個別のデータだけをみる場合、ある程度画面をスクロールすればデータをおうことができますが、概算値だけをみたいときにスクロールしてスプレッドシートのデータをみるのは効率的とはいえません。

上記の状況を具体例で申し上げますと、学校のクラスにおける個人の教科点数が並んでいるとします。

group1

この一覧のままですと個人の点数は分かりやすいものの、各クラスの教科平均点や最高点、最低点などはすぐにはみれず、見る人によっては分かりにくいものになっています。

但し、個人の点数などの詳細データについても参照したいことがありますので必要な時には参照できるようにしておきたいです。

また、データの非表示化によって見た目をすっきりさせることはできますが、非表示化してしまった場合、再度データを参照したいと思った時には対象のデータを選択し、データを表示するボタンを押さなければなりません。

一度か二度この作業を行うだけならよいですが、合計値と詳細な値を何度も交互に参照する場合、データの参照方法を切り替えるのは非常に手間のかかる作業です。

この要望を満たす、問題を解決する機能がスプレッドシートのグループ化です。
実際に作業しながらスプレッドシートのグループ化を確認していきましょう。

まずはGoogleスプレッドシートをひらきます。ここでは先ほど例であげたとおり各クラスの生徒の点数を扱っていきます。

グループ化する生徒の開始行を選択し、グループ化したいデータのすべてを選択した上でGoogleスプレッドシートの上部に表示されているメニューの中にあるデータをクリックします。

データをクリックしますと、データメニューの一覧が出てきますので「行をグループ化」を選択します。

グループ２

この作業を行ったことで選択したデータが一時的に非表示になったと思います。また、非表示になったこととあわせて対象データの行番号の横に＋のマークが表示されていると思います。

これで１クラスのグループ化が完了しました。続けて違うクラスのグループ化を進めていきましょう。

同じように２つ目のグループとしたいクラスのデータ行を開始から終了まで選択します。選択した状態でGoogleスプレッドシート上部のメニューよりデータメニューを開き、グループ化を行います。

この作業をグループ化したい他のクラスについても行うことですべてのクラスでデータのグループ化が完了します。

繰り返しになりますがグループ化が完了した場合、選択した行が非表示になりますが、かわりに隠れた行の横に＋のマークが表示されるようになります。

グループ３

この＋マークのボタンをクリックすることにより、非表示となった行が表示されるようになります。表示されるようになった後は、＋マークの変わりに－マークが表示されるようになります。

今度は、－マークを押すことで再表示されたデータが再び非表示になります。

グループ４

Googleスプレッドシートのグループ化を行う方法②

Googleスプレッドシートでグループ化を行う方法としてはもうひとつ方法があります。

①でグループ化した方法も簡単なやり方でしたがこちらのグループ化のやり方についてもとても簡単な方法で、手間もあまりかかりません。

まずは、①と同じように対象データの行を選択します。少し脱線しますが、データの行を選ぶときはデータの開始行を選択し、shiftキーを押しながら終了行を選択することで開始行から終了行までの全体データを選択することができます。

すべての行をクリックして行を選択する方法やスクロールによってデータを選ぶ方法もありますが、データが大量の場合、shiftキーを使った方が作業が効率的です。

本題に戻りまして、対象データを選択した後、右クリックを押します。そうしますと一覧が表示されますので、○行ー○行を非表示のボタンを押下します。

グループ5

この作業でGoogleスプレッドシートにおけるデータのグループ化が完了します。

①、②どちらのやり方でもグループ化は可能ですので自身がやりやすいやり方もしくは好きな方法を選んではいかがでしょうか。

Googleスプレッドシートにおけるグループ化の方法についてはご説明しましたので、次はスプレッドシートのグループ化をした後、どのようにデータを再表示させるかをご説明したいと思います。

Googleスプレッドシートのグループ化後におけるデータの取り扱い

ここでは、スプレッドシートでデータをグループ化した後、どのようにデータを再表示するかなど、データの取り扱いについてご紹介します。

グループ化したことで行番号の横に＋ボタンが表示されていると思います。
この＋ボタンを右クリックしてください。

クリックしますと、行グループを展開やグループを削除とかかれた一覧が表示されます。

グループ6

表示された一覧から行グループを展開を選んでください。選んで頂きますと、グループ化したことにより、集約されて隠れていたデータが再び表示されます。

また、スプレッドシートのグループ化されたデータが再度表示されたことにあわせて、＋ボタンが－ボタンに変わっていることも確認できます。

一方でグループを削除を選びますとその名の通りグループすべてを削除しますので、対象グループのデータが必要な場合は押さないように注意してください。

他にも一覧の中にはすべての行グループを展開、すべての行グループをおりたたむといった機能も存在します。

すべての行グループを展開ボタンをクリックすると、Googleスプレッドシートのグループ化されたことによって非表示になっているデータについて再び表示することができます。

すべての行グループを展開ボタンとは反対にすべての行グループをおりたたむボタンを押すとGoogleスプレッドシートでグループ化されているデータのうち、開くボタンが押下されたなどでデータが表示されているデータについて再度おりたたむことができます。

最後は＋、－を下に表示ボタンについての説明です。
こちらのボタンは、＋ボタン及び－ボタンの位置を変える機能です。

グループ７

はじめに＋若しくは－ボタンがグループ化されたデータの開始行の横に表示されている場合、この「＋、－を下に表示ボタン」を押すことによって最終行に＋若しくは－ボタンが表示されるようになります。

反対に、＋若しくは－ボタンがグループ化されたデータの最終行
に表示されている場合、同じく「＋、－を下に表示ボタン」を押せば＋若しくはーボタンがグループ化された開始行の横に表示されるようになります。

Excelとのグループ化に関する相違点

いままで説明してきた便利な機能であるGoogleスプレッドシートのグループ化機能ですが、一部の機能でExcelとの相違点があります。

Excelと比べるとあとから機能を追加してきているGoogleスプレッドシートですので足りない機能も多少あるかなという印象のスプレッドシートですが、グループ化においても機能として実装していない部分もあります。

Excelの場合、データの集合に対してグループ化した後、さらにグループ化が行えます。分かりやすい表現かはわかりませんが、階層化することが可能です。

一方、Googleスプレッドシートのグループ化では、データの集合に対してグループ化した後に更なるグループ化を行うことはできません。

普段、Excelを使っている方で最近からGoogleスプレッドシートを使い始めたという方は、グループ化する際に注意する点のひとつかもしれません。

まとめ

この記事ではGoogleスプレッドシートのグループ化について記載させていただきましたがいかがでしたでしょうか？

Googleスプレッドシートのデータに対するグループ化については、

①スプレッドシートよりグループ化する方法
②右クリックによりグループ化する手段
③グループ化したデータを再表示、おりたたむ方法
④Excelとのグループ化機能の比較

について説明させていただきました。

Googleスプレッドシートのデータをグループ化することで詳細なデータを表示するかどうかを切り替えることができます。

データの概要のみの表示でいい場合、グループ化の設定を行ったうえで、データをおりたたんでおけば、データの概要だけを表示させることができます。

一方で、詳細なデータをみたい場合、グループ化の折りたたみを解除することでスプレッドシートのデータ詳細を表示することができます。

また、細かい機能ですが、＋や－ボタンの位置を変えることもできます。

以上、Googleスプレッドシートのデータをグループ化させる方法やグループに係る機能の説明でした。
業務で使用する一覧データは、見る人によって適したデータの表示方法があります。Googleスプレッドシートのデータのグループ化を用いること等工夫することによって、見やすい表の作成をこころがけましょう。
見やすい表の作成にあたり当記事を参照いただけると幸いです。