スプレッドシートでソートするには?スプレッドシートのソートの仕方を解説!

目次

今回の記事ではGoogleスプレッドシートのソート機能についてご説明したいと思います。

多くのデータを取り扱う場合、バラバラに並んでいるデータはとても扱いにくいです。

大量データを分析する場合、時系列でデータをみていくことが多いため、Googleスプレッドシートのデータソート機能はデータ分析に欠かせない機能となっております。

それでは、Googleスプレッドシートのソート機能をサンプルデータを用いて実際に試してみましょう。

Googleスプレッドシートのソート方法

スプレッドシート内のデータをソートする方法は大きく分けて2つあります。

ひとつは、フィルターメニューを用いてデータをソートする方法、もうひとつは、関数を用いてデータをソートする方法です。

それぞれのGoogleスプレッドシートにおけるデータソート機能についてご説明したいと思います。

フィルターを用いてデータをソート

まずはGoogleスプレッドシートでデータをソートする方法です。はじめにソートしたい列を選択します。

対象のデータを選択した後、スプレッドシートの上部にあるフィルターボタンを押します。

フィルタ1

ボタンをクリックしますと、対象データの最上部である列の名前に三角のマークがついていることを確認できます。

この三角のマークを押下しますと、フィルターの条件を設定する画面がひらきます。
フィルター機能を用いたい場合、フィルターと表示されている箇所の中に項目の値が表示されていますので、フィルターの対象にする項目を選択します。

フィルタ2

この作業により、対象データによるフィルターがかかります。

一方、当初の目的であったソートを行いたいときは、A→Zで並び替え、若しくはZ→Aで並び替えを選択してください。

フィルタ3

はじめの設定(A→Zで並び替え)では、データが昇順でソートされ、次の設定(Z→Aで並び替え)は、データが降順で並び替えられます。
※昇順は数字が小さい順番、降順は数字が大きい順番です。

上記の設定及び作業により対象項目での並び替えが可能となります。

関数を用いてスプレッドシートのデータをソート

続きまして、Googleスプレッドシートのデータソートを行うもうひとつの方法です。こちらはソート関数をGoogleスプレッドシートに設定することによりソートを行うことができます。

具体的にはスプレッドシートのセルに、
sort(対象のデータ範囲、並び替え対象の列、昇順若しくは降順)を入力することによりデータをソートする事ができます。

上記をスプレッドシートのセルに記入することでソートできますが、さすがにこれだけではわかりにくいので画面をつけて説明いたします。

まず、データが以下の通りであるとします。

フィルタ4

このデータに対してソートを行います。はじめにソートしたデータを表示する場所を決定します。

その次に基本である関数sortを括弧付きで入力します。このsort関数の括弧の中では引数を3つ指定します。

ひとつめは対象のデータ範囲を指定します。ここの例ではA列およびB列にあたります。

ふたつめはソートする列を指定します。ここの例では1列めの発送日の列をソートすることとします。

最後に並び替える、ソートする順番の方法を指定します。TRUEを設定すると昇順、FALSEを設定すると降順で対象のデータをソートします。

これで関数によるGoogleスプレッドシートのデータソートは完了です。

フィルタ5

関数と聞くと敷居が高そうな印象を受けると思いますが実際に作業してみるとそこまで難しくないと思います。

関数によるデータソートは慣れてしまえばメニューを使用したデータソートよりも早く作業を行うことが可能ですので積極的に活用していきましょう。

データソートの条件を保存する方法

上記でGoogleスプレッドシートのデータソート機能は単一の条件でソートすることを説明しましたが、状況によってはデータソートを1つ作成した後に2つめのソート条件を設定したいときがあります。

対象データが何列にも及ぶ場合、ある列で並び替えたあとに違う列でも並び替えることでデータを客観的にみることができます。

それではGoogleスプレッドシートにデータソートの保存方法を説明します。

まずは先ほどと似たようなデータがあるとします。
(発送日と受付番号が入力されたデータ)

次に受付番号でソートしたいので受付番号の上にある三角マークをクリックします。
ここでは受付番号を昇順に並び替えたいのでA→Zを一覧より設定します。

設定作業により受付番号順でデータがソートされます。
このソート設定を保存したい場合は、フィルターのメニューを開き、フィルタ表示として保存を選択します。

この手順にてただいま設定したソートの機能がスプレッドシート状に保存されます。違うソートの条件を保存したい場合も同様の作業でソート条件をセーブしておくことができます。

一旦保存したソートの条件は後から適用させることが可能です。適用させる場合は、フィルターのメニューから保存したフィルターを選択することによって、再度フィルター設定を適用することが可能となっています。

以上がGoogleスプレッドシートのデータソート条件の保存方法です。

続いては、上記のようにソート設定したにもかかわらず、Googleスプレッドシートにおいてデータがソートできなかった場合に何が原因と思われるかをご説明します。

正しくソートされない時の原因

上記でGoogleスプレッドシートにおけるデータのソート方法について説明させていただきましたが、まれにデータのソートに失敗する場合があります。

そのときは以下のようなデータがソート対象になっていないかを確認してみましょう。

セル内の情報が数字化されていない

GoogleスプレッドシートのデータソートについてもExcelと同様に数字について昇順若しくは降順でデータを並び替えます。

そのため、データをソートするデータの一部が文字列設定になっていると正しくデータを並び替えることができません。

ですので、データソートが予想どおりに行えない、一部のデータが並び替えられていないというときは対象データが数字として設定されていることを確認しましょう。

まとめ

この記事では、Googleスプレッドシートにおけるデータのソート設定についてご説明させていただきました。

上記で挙げさせていただいたのを振り返りますと、

①スプレッドシートのメニューよりデータのソートを実行する方法
②関数を用いてGoogleスプレッドシートのデータを並び替える方法
③データソート設定の保存を行う方法
④ソートが上手くいかないときに考えられる原因

についてご紹介いたしました。

Googleスプレッドシートのソート機能は、データ分析をする際に有効な機能です。

特に時系列データの分析ではデータを発生した順番に並び替えることによってそのときの状況をきちんと整理することができます。

また、時系列の分析のみならず他のデータ分析においても有効に活用できる機能ですので、この機会にGoogleスプレッドシートのデータソート機能を習得してしまいましょう。

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たなか かな
多くの方に役立てるよう頑張ります。
2018年よりお世話になります。 家電やソフトウェアについてそれなりに詳しいと思います。 情報を紹介するとともに自分も詳しくなろうと思います。

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