この記事を執筆するにあたって

新しいパソコンと新しいプリンタ。そして、最新のOffice。印刷結果がちょっと違うなら、微調整一回やれば、今後はOK。「最近は、印刷する機会、減りましたよね」などと話してたら、「エクセルでA4サイズいっぱいで印刷」ときた!それ、なんに使うの?

Written By ハシモト 商店

目次

A4用紙に収まる表をエクセルで簡単作成

エクセルは巨大なシートです。通常使う分には、十分すぎて不足を感じることはありません。ところが、印刷の段階になると、エクセルで大きく考えれば、考えるほど、小さくて見にくい表になってしまうことがあります。

エクセルで表を作って、最後にA4サイズで印刷を行うのなら、初めから、用紙サイズに合わせて、表を考えていった方が効率的で、早く仕上がると思います。それでは、A4サイズいっぱいに印刷できる一番簡単な方法を説明していきたいと思います。

エクセルでA4サイズいっぱいに印刷できない場合の余白が無駄

例えば、エクセルで印刷することを考えずに、「サンプル名簿.xlsx」という顧客名簿を作ったとします。印刷の結果は、用紙方向で横方向にして、その横方向がA4サイズの1枚に、収まるようにすると画像のようになりました。文字も詰まっていて見にくいし、表全体が左に詰まって、余白が多く見栄えが良くないないです。これは、エクセルの作表に慣れていても、いきなり作ると誰でもこうなります。

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今回の「A4用紙いっぱいに印刷する」というのは、せっかく作った表の見栄えのことです。余白たっぷりの表にならない方法をお伝えできればとと思っています。

ここからの変更もできますが、こうならないための設定を始めに少ししておけば、それは何度でも繰り返し使える技術になります。

エクセルでA4サイズいっぱいに印刷したい際に設定変更する場所

エクセルでA4サイズいっぱいに印刷したい際に設定変更する場所①

用紙の余白設定は、後にして、先にエクセルで、デフォルトのA4サイズの表の大きさを見てみましょう。

エクセルの「A1セル」に、数字の1を入力します。次に「印刷プレビュー」を見てみます。
印刷プレビューで用紙方向を横にして、印刷プレビューを閉じます。

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すると、余白などの設定をしていない状況で、100%表示のままでA4横用紙に収まる範囲の破線が見えるようになります。この破線範囲の中に表を収めれば、デフォルトで設定されている余白の中に納まる表になります。

列の範囲に注意して、幅を広げた方がよさそうな項目を調整して、表の印刷プレビューを見ると、なんだと思うくらい簡単に、A4サイズの用紙いっぱいに収まる表が出来上がります。

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エクセルでA4サイズいっぱいに印刷したい際に設定変更する場所②

次は、余白を設定してみます。綴じ代が不要の資料として、エクセルの余白を入れてみます。余白サイズは、「上、下、左、右」全部0を入れます。ヘッダー、フッダーも0にします。

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業務用の複合機などでは、複数の用紙トレーをハード側で管理しているので、余白0を設定すると、0.5とか0.6とかのプリンタで印字可能な最小値が帰ってきます。

インクジェットプリンターで、トレーに入っている用紙サイズをハード側で管理できないプリンターは、余白0を設定しても余白数値を返してはきません。また余白0に設定してもフチなし印刷に移行したりもしません。どうなるかというと、そのプリンタで可能な最小余白での印刷を行う設定になります。

エクセルでA4サイズいっぱいに印刷する

エクセルでA4サイズいっぱいに印刷する手順①

もう一度、エクセルでA4サイズいっぱいに印刷する手順を確認してみます。

・綴じ代が不要なら「ページ設定」→「余白」から余白の値を全部「0」に変更。

・エクセルの新規作成時は、A1セルに1を入力して、「印刷プレビュー」を見て、用紙方向を決めて、印刷プレビューを閉じる。既存ファイルも「印刷プレビュー」を見て閉じる。
エクセルシートの破線内に列が収まるように幅を調整していくと,A4サイズいっぱいの表になっていきます。

最初のポイントは上記2点です。綴じ代が必要な時は、パンチ穴とかホチキス用に左1.5~2.0程度(単位cm)くらいを設定します。

エクセルでA4サイズいっぱいに印刷する手順②

手順①からの続きです。
・列幅の調整後、見やすくするため、行の高さを調整して、単票にするか複数ページにするかを決める。

・複数ページにするときは、「ページ設定」→「シート」タブ→「先頭タイトル行」を設定する。

・「印刷プレビュー」で印刷枚数を確認して「印刷実行」

以上が、エクセルでA4サイズいっぱいでの印刷手順になります。

エクセルでA4サイズいっぱいに印刷できるかはプリンタによっても変わる

プリンタの通常設定での印刷範囲は複合機なら、カラー用紙をA4白紙にコピーすることで、分かるのではないかと思います。ちょうど手元に黄色の紙のチラシがあったので、コピーしてみました。

コピーの結果3mm程度の余白が、上下左右にできました。使ったプリンターは「EPSON PX-605F Series」2012年発売のプリンターです。もう6年以上使っています。今までで一番長く使っています。それと、安い再生インクが手に入りやすいのと両面印刷が便利です。

インクジェット印刷専用機のときは、余白を上下左右「0」にして、エクセルの、罫線のA4サイズ枠を作って、実際に印刷を行えば、余白の最小値がわかります。この外枠の罫線には、まだ多少余裕がありますので、セルの1列分と1行分の幅と高さを1刻みで上げていき、印刷枠をオーバーしたら1戻して、次は0.1刻みで上げていけば、エクセルの場合の余白幅の最小値を見ることができます。それは、「EPSON PX-605F Series」の場合、用紙縦方向で、上下6mm、左右3mmでした。

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エクセルのバージョンによってA4サイズいっぱいに印刷する場合の設定方法は違うか

エクセルのバージョン、Windows OSのバージョン、プリンターのドライバなどとのからみで、印刷結果が多少変わってしまうことがありますが、設定方法に変わりはありません。

念のため、まだサポートが残っているOfficeのリリース年と最新Office名前を記しておきます。
・2010年 Office 2010

・2013年 Office 2013

・2015年 Office 2016

最新エクセルの場合のA4サイズいっぱいに印刷するための設定方法

日本では、現在最新のMicrosoft Office はOffice 2016と、それをディストリビュートする役割の Office 365というPCに疎いと分かりにくい組み合わせで発売されています。企業も個人もそうだと思いますが、Officeのバージョンアップにすぐつき合う主力の人たちは、PCメーカーとPC販売店、テスト運用を試したいシステム開発の人たちくらいでしょう。

MicrosoftのOfficeがバージョンアップしても、ユーザー企業や組織がそれにつきあって、すぐに更新するようなことは、システム自体のリース契約とか、万が一のエラー発生などのリスクを考えると、あまりないといえます。

現状維持で、リース終了後の次期システムからなどというのが一般的だといえます。個人では、次のパソコン買い換えのときに、Office付きにしようというのが、普通のことだといえます。

ちょうどパソコンの買い替えのタイミングと、Officeの新バージョンが、そろっているとラッキーだなあと思います。今、Office2016の印刷トラブルが多いことに、少し疑問を感じます。印字が文字化けするとか、レイアウトが壊れるなど、プリンタの問題なのか、余白設定で解決するようなことなのか、結局治ったのかもわからない話が多いのが残念です。

まとめ

「エクセルでA4用紙いっぱいに印刷する方法」というのは、フチなし印刷のことではなく、エクセルで作った表が、A4用紙に偏って印字されないようにする方法が知りたいという話です。

ネットを調べていくと、「Office 2016で印刷結果がおかしくなった」という話題多いのですが、その話の背景が見えないものが多いので困りました。

「Office 2016を購入して、現在稼働中パソコンにアップデートしたら、印刷がおかしくなった」なのか、「Office2016付きパソコンとプリンタをセットで買ったら、今までのファイルの印刷結果がおかしくなった」なのか、「Office2016付きパソコンを追加購入して、今使用中のネットワークに入れて、印刷すると少しおかしい」など、状況のわかりにくい、話が多いようです。

それだけに「これはひょっとして、Office 2016が原因のトラブルではないのでは?」といえるグレーゾーンの情報が多く存在しています。

エクセルがバージョンアップすると同時に、プリンターが替わる、パソコンが替わるなど、同時進行の変更が多くて、原因が特定できないトラブルが、多いように思います。印字結果が多少変わるのは、仕方がないことです。しかし、印字レイアウトが壊れているわけではないので、微調整程度の手間が発生することはよくあることです。

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