エクセルのハイパーリンクでPDFを開く方法!画像つきでわかりやすく解説!

この記事を執筆するにあたって

Office系のソフトも色々なバージョンがあり、メールのやり取りでは、PDFにしたほうが良い場合が増えてきています。でも最近のAdobe Acrobat Reader DCは無料では使えないツールがたくさん並んで、ちょっとストレスを感じるのは、わたしだけでしょうか?

Written By ハシモト 商店

目次

エクセルのハイパーリンク

エクセルを使ってデータ入力を行うとき、入力元のデータ、入力資料など、エクセルとは形式が異なるファイルが、存在することがあります。そのようなとき、以前でしたら、エクセルの入力原票となった資料は、印刷された紙資料として保管していました。

そうした入力元となった資料は、紙として郵送されて来たり、わざわざ得意先なりに出向いて、紙の状態のモノを受け取ったりしていました。他には、写りの悪いFaxで来るデータもありました。Faxの字がつぶれていて、再確認で電話したり、「Fax届きました。ありがとうございました」なんて電話を入れたり、今では、まるで田舎の田園風景を見るような、のんびりとした仕事でした。PDFといって、「それなんですか?」と聞き返されないようになったのは、ここ10年くらいのものです・・・。

それでは、エクセルのハイパーリンクについて、調べていきたいと思います。

エクセルのハイパーリンク機能とは

ハイパーリンク

エクセルのハイパーリンクとは、例えば、エクセルのセルにメールアドレスを入力すると、下線が付いて、リンクが作成される機能のことです。メールアドレス以外には、URLにも対応していますので、Webへのリンクも作成できます。さらに電話番号、Fax番号にもリンクできます。

Webリンクだけではなく、ひとつのエクセル・ファイルの別シートの特定セルに、リンクすることもできます。更に、パソコン内の別ファイルや、ネットワークを介したファイルにもリンクできます。

エクセルファイル以外のものともリンクができるので、紙の保管庫、書棚を不要にするような感じで使うことができます。その中でも、PDFとのリンクで、どこまでできるのかを今回は説明したいと思っています。

エクセルのハイパーリンク機能を使う場合の注意点

ハイパーリンクの使い過ぎに注意

色々なものとリンクできるハイパーリンクの機能は便利なのですが、的を絞らずに使うと、先々、不都合なことになります。

例えば・・・

  • エクセルのシートにハイパーリンクを設定していた場合:ハイパーリンクされたエクセルのシート名を変えてしまった。
  • 特定のファイルにハイパーリンクされたファイルの名を変えてしまった。
  • ハイパーリンクされたファイルの置き場所(ディレクトリ)を変えた。
  • 的を絞らずに、ハイパーリンクを設定しすぎて、リンクの管理ができなくなった。

一人で使うエクセルファイルのハイパーリンクにミスが起こっても、一人でやったことなので、どうにか軌道修正できるでしょう。でも、組織の中で、十分な話し合いを持たずに物事を進めると、考えてもみなかった使い方でミスが起こります。

ですので、エクセルでのハイパーリンクは、なるべく少く的を絞って設定し、関係する人たちと十分なコミュニケーションをとって、実行したいものです。

エクセルのハイパーリンクを使ってpdfをリンクさせる方法

では、実際にエクセルのハイパーリンクを使って、PDFをリンクしてみます。

エクセルのハイパーリンクを使ってPDFをリンクさせる方法 Ⅰ

  • 今回使うエクセルファイルは「サンプルエクセル」。
  • PDFファイルは「サンプルPDF」とします。
  • PCのOSとOfficeは、Windows10 Office2010を使いました。

エクスプローラー

リンクしたいファイルの場所をエクスプローラーを使って明確にします。リンクしたいPDFファイルが見えたとき、今回のエクスプローラーのアドレスバーには、「(フォルダのマーク) > PC > ドキュメント > PDF」の中に「サンプルPDF」が表示されています。

アドレスバーの何もないところでクリックすると、「C:\Users\(ユーザー名)\Documents\PDF」と表示がかわりますので、この場所をコピーしておきます。

今回使う「サンプルエクセル」にハイパーリンクさせるセルを適当に決め、右クリックして、ハイパーリンクの下の行に 先ほどコピーした「C:\Users\(ユーザー名)\Documents\PDF」、アドレスを貼り付けて、テストしてみます。

問題なくリンク先フォルダが開いた状態で表示されます。目的のファイル「サンプルPDF.pdf」も見えています。

エクセルのハイパーリンクを使ってpdfをリンクさせる方法 Ⅱ

では、次にハイパーリンク機能を使って目的のファイルを開く設定をしてみます。先ほどの方法は目的のファイルが存在するフォルダを開いたところまでで終わっていました。

そこで、次は目的のファイルを開くまでをハイパーリンクに設定してみます。

目的のPDFファイルまでのパスは、「C:\Users\(ユーザー名)\Documents\PDF」これは「PDF」というフォルダまでのアドレスになります。不足する情報は、「PDF」というフォルダのどのファイルかということになります。それは「サンプルPDF.pdf」ですので、目的のファイルは、今回の場合、「C:\Users\(ユーザー名)\Documents\PDF\サンプルPDF.pdf」ということになります。

エクスプローラー2

これでハイパーリンクを登録すると、エクセルのセキュリティがメッセージを出してきます。これでわかるのは、必要なファイルがあるフォルダを開けるまでは、OKで何かの実行ファイルに関しては、危険かもしれないと、メッセージが出るようです。

今回は解説のため、ファイルを開くまでやってみますが、通常時の操作では、フォルダが開くまでの操作でリンクする方が、安心感がありますので、そちらをおすすめします。

エクセルのハイパーリンクで特定のpdfのページを指定して開くことは可能か

Acrobat Readerのヘルプによると、特定ページを開いた状態で、ハイパーリンクを開くには、#page=[ページ数]をハイパーリンクを設定したファイルの後に付ければよいと記載されています。

例えば5ページ目を開いた状態で、PDFファイルを開くとき、今回の例では、「C:\Users\(ユーザー名)\Documents\PDF\サンプルPDF.pdf#page=5」となるわけですが、このパスが通るのは、PDFが表示できるブラウザでのことです。

ファイルのプロパティ

設定の方法は、「任意のPDFファイルを右クリック」→「プロパティ」と進み、そこに表示されている「プログラム」が、ブラウザ以外のものでしたら、通常一番よく使うブラウザに変更します。そして、ブラウザのアドレスバーに、「C:\Users\(ユーザー名)\Documents\PDF\サンプルPDF.pdf#page=5」を貼り付けてみます。すると、この場合はサンプルPDFの5ページ目が表示されます。

ただし、IE(インターネットエクスプローラー)では、現在PDFファイルを開くことができません。代わりに、Microsoft Edgeを使うように勧めてきます。

エクセルでPDFを表示させる他の方法

今回の例では、「PDF」フォルダにある「サンプルPDF.pdf」というPDFファイルの「5ページ目」にリンクするアドレスは、・・・

「C:\Users(ユーザー名)\Documents\PDF\サンプルPDF.pdf#page=5」

・・・ということになります。ところがこのアドレスの「#page=5」の部分が、エクセルでは、通らないのです。

さらに、IEでは、現在PDFを表示しようとすると、Acrobatに振るか、Microsoft Edgeに振るような動きをして、自らは、PDFファイルを表示しません。

なぜそうなのかは、想像するしかありませんが、リンクによって、プログラムが実行されることに、問題があるのでしょう。ですので、PDFファイルのプロパティからIEをPDFファイルを表示するプログラムに指定しようとしてもできない仕組みになっています。

エクセルでPDFを表示させる他の方法 Ⅰ

ハイパーリンクでPDFファイルの特定ページは開けないとなると、特別ハイパーリンクにこだわる必要もないのではと思います。エクセルには、ハイパーリンクに似た方法で、次のようなこともできます。

  • エクセルファイルに他のファイルを埋め込む
  • ハイパーリンク関数
  • ハイパーリンクVBA
  • Wordで見出し入力をして、PDFを作ると、見出しがしおりとして表示される。

エクセルでPDFを表示させる他の方法 Ⅱ

4つの方法

では具体的に見ていきます。
エクセルファイルに他のファイルを埋め込む

これはエクセルの「挿入」→「オブジェクト」から入っていきエクセルにファイルそのものを埋め込む方法で、ハイパーリンクより、管理が楽な方法になります。

ハイパーリンク関数

書き方は「=HYPERLINK("リンクアドレス","メッセージ")」のようなスタイルになります。

ハイパーリンクVBA

VBAを使ったマクロです。VBAには

VBA

これをVBAに記入します。ファイルの場所がPC毎に違いますので、エクスプローラーで確認して書き換えてください。

まとめ

今回の件で、「必要とされている情報はどこまでなのか?」ということを何度も考えさせられました。エクセルからPDFファイルの何ページ目にリンクするなんて簡単なことだと思っていました。

そして、今回は古い情報の海に溺れてしまいそうになりました。

PDFを取り巻く環境は、なんだか少し変な方向に行っているように思うのは、わたしだけでしょうか?Word2013だとPDFも編集可能になっていますが、使うユーザーの方も、PDFに関わる企業の方も、本当に便利になっているのか少し不安に思いました。

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